업무 히스토리 관리 | 직장인 문서관리 끝판왕, 폴더정리 팁(폴더관리방법/파일분류/네이밍규칙/버전관리) 최근 답변 29개

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직장생활 8년이 되도록 폴더관리 하나 똑바로 못하는 접니다.
오늘 영상으로 폴더관리 팁 준비하면서 이번 기회에 제 폴더 대청소 하려고 제대로 마음 먹었습니다.
회사에서 비일비재하게 겪는 아래와 같은 상황들..!!
\”똑같은 파일이 여기저기 들어있어요.\”
\”새 파일을 만들었는데 어디다 저장할지 한참을 고민했어요~\”
\”보고장표 찾았는데 Raw데이터를 못 찾겠어요.\”
\”일일이 열어보면서 원하는 파일을 찾을 수 있었어요.\”
\”최종본이 뭔지 도무~지 모르겠어요.\”
없앨 순 없겠지만, 원칙을 조금씩 더 잘 지켜서 줄여가보도록 하자구요!! 네?
#내가보려고만든영상 #오늘부터정리대마왕 #일잘하는법
순서
00:00 이런 사람 꼭 보세요
00:43 MECE하게
02:13 단순하게
03:14 6가지 폴더관리 규칙
04:52 파일 네이밍 규칙
06:56 문서관리 포인트
07:42 매년 다른 업무를 맡는다면
08:37 매년 같은 업무를 맡는다면
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-BGM-
Kevin MacLeod의 Hammock Fight은(는) Creative Commons Attribution 라이선스(https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/)에 따라 라이선스가 부여됩니다.
출처: http://incompetech.com/music/royalty-free/index.html?isrc=USUAN1100213
아티스트: http://incompetech.com/
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출처: http://incompetech.com/music/royalty-free/index.html?isrc=USUAN1100648
아티스트: http://incompetech.com/

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14년 차 직장인의 업무 폴더 관리법 – 브런치

소소한 폴더 관리 노하우 공개 | 당장 회사 PC가 날아가도, … 업무 폴더를 관리하는 주된 이유는 히스토리 관리 그리고 다른 업무에 참조하기 위함 …

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Source: brunch.co.kr

Date Published: 11/15/2022

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업무 히스토리 보기 – Dooray!

업무와 관련된 모든 편집 내용은 히스토리로 제공합니다. 업무 제목, 담당자, 일정, 본문 텍스트, 파일 첨부와 같은 업무 변경 외에도 덧글 변경 사항을 확인할 수 …

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Source: helpdesk.dooray.com

Date Published: 5/12/2021

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개발 업무 히스토리들은 어떻게들 관리하시나요?

개발에 앞서 필요한 내용들 정리, 해야할 업무 리스트업, 협업시 핑퐁한 내용들… 이런 것들을 정리할때 어떻게 하시는지가 궁금하네요.

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Source: community.rememberapp.co.kr

Date Published: 3/13/2021

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Salesforce를 통해 보다 정확하게 업무의 히스토리를 관리 방법

작업(Task)란 기한이 정해진 업무 즉, 해야할 일을 관리할 수 있는 기능 … 관리는 정해진 기한일자의 순으로 나열되어 사용자에게 히스토리로 보여 …

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Source: www.clvs.co.kr

Date Published: 6/30/2021

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업무 이력관리 어떻게 하시나요? – SharedIT

중소기업 전산쟁이 입니다. 현재 업무 이력관리를 원노트에 일단위로 기록하고 있는데 이렇다보니 처리한 업무량이 정량적으로 수치화가 안되고 특히 …

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Source: www.sharedit.co.kr

Date Published: 7/27/2021

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업무 히스토리가 정리로 협업 스타일을 바꾸는 협업툴 플로우 소개

오늘은 업무의 히스토리 정리를 하면서 협업을 할 수는 플로우를 소개해드립니다. … 개인적으로도 업무관리 툴을 많이 사용해보고 있는데, …

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Date Published: 3/17/2021

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회사에서 업무 히스토리 어떻게 관리하시나요? – 클리앙

문서파일같은 형식으로 남겨놓자니 전체 검색하기가 힘들고 위키같은걸 따로 하나 만들어서 정리해놓아야하나 고민입니다. 업무 히스토리 어떻게 관리 …

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Source: www.clien.net

Date Published: 11/29/2021

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일잘러가 알려주는 업무 관리법(1): 포스트잇, 에버노트, 이메일

‘포스트잇’으로 업무 관리하기 / ‘에버노트’로 업무 아카이빙하기 / ‘이메일’이 곧 To-do list.

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Source: publy.co

Date Published: 2/1/2021

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광고히스토리 데이터관리 프로그램 – 업무자동화 – 맞춤엑셀쿠키

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Date Published: 3/23/2022

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주제에 대한 기사 평가 업무 히스토리 관리

  • Author: 공여사들
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  • Date Published: 2020. 3. 19.
  • Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=d4KtuGvSYJA

14년 차 직장인의 업무 폴더 관리법

당장 회사 PC가 날아가도, 랜섬웨어에 걸려 모든 데이터가 복구 불가능해도 딱 한 가지만 살릴 수 있다면 어떻게 되든 상관없다. 그것은 바로 모든 업무에 대한 기록을 남겨놓은 업무 폴더. 이것만 있으면 된다.

업무 폴더를 관리하는 주된 이유는 히스토리 관리 그리고 다른 업무에 참조하기 위함이다. 오늘 먹은 점심도 뭐 먹었는지 기억이 잘 안 나는데 진행한 지 좀 지난 업무가 기억이 날리 없다. 심지어 그걸 내가 했다고? 정말? 그리고 폴더를 뒤져보면 내가 한 거라 당황한 적이 여러 번 있다. 그래서 업무 폴더는 잘 관리해야 한다. 뭔가 일이 잘못됐을 때 내 책임이 아닌 걸 증명하는 면피용으로도 중요한데 뒤져봤더니 책임이 나에게 있는 것으로 밝혀지면 등에서 식은땀이 줄줄 나며 사요나라.

업무 폴더 관리에 정답은 없다. 하는 일이 다 다른데 정답이 있을 수 없다. 일을 하며 계속 최적의 방법을 찾아나가는 게 중요하다. 14년 차 직장인의 업무 폴더 관리법을 공유하니 도움이 되는 부분이 있었으면 한다.

1. 업무 툴보다는 폴더

다양한 업무 툴이 있다. 좋은 업무 툴이 많이 있고 무료도 많다. 나는 업무 툴을 사용하지 않는데 안 쓰는 이유는 툴도 영원할 수 없기 때문이다. 잘 쓰던 업무 툴이 갑자기 서비스를 중단한다고 해도 뭐라 할 수도 없고 그렇다고 다른 툴로 이전이 쉬운 것도 아니다. 업무 툴에 종속되면 여러모로 피곤해진다. 그래서 PC의 폴더로 관리한다.

2. 파일은 텍스트. txt

기본적으로 PC의 폴더에 관리하고 내용은 텍스트 파일에 작성해 저장한다. txt 파일은 용량도 적고 언제 어디서든 열어볼 수 있다. 시간이 많이 지나고 기술이 발전해도 txt 파일은 존재할 것 같아서 텍스트 파일로 관리한다. 대신 다양한 효과나 이미지 등을 넣을 수는 없는데 그런 건 별도 캡처본이나 파일로 관리한다. 텍스트 파일에는 근본적인 내용만 적는다.

3. 폴더는 클라우드 동기화

모든 내용은 클라우드에 올라가 있어야 한다. 그래야 재택근무를 해도 자료 관리가 쉽고 백업도 돼서 PC가 날아가도 문제없다. 클라우드 웹하드 서비스는 여러 개가 있다. MS의 원드라이브, 구글 드라이브, BOX, 드랍박스 같은 세계적인 서비스도 있고 네이버의 마이박스 같은 국내 서비스도 있다. (폴더 동기화란 PC에 폴더를 만들어 놓고 웹하드에 연결하면 폴더에 생성된 자료가 자동으로 업로드되는 것을 말한다.)

처음엔 네이버 마이박스의 폴더 동기화를 썼는데 맥북 기준으로 동기화가 잘 안되다. 윈도우는 잘 되는데 맥북은 안된다. 만들다 만 느낌이다. 이게 2년 전 얘기니 지금은 달라졌을지도 모르겠다. 그래서 현재는 구글 드라이브를 쓰고 있다. 무료로 15G를 제공해 준다. txt 파일만 저장하니 용량은 충분하다. 구글 드라이브라고 영원하란 법은 없는데 그래도 세계적인 회사이니 쉽게 없어지지는 않을 것 같고, 유료화로 바뀌면 돈 내고 쓰면 되고, 서비스가 없어진다고 하면 파일만 가지고 다른 웹하드 서비스로 이전하면 된다.

단, 클라우드 서비스에 회사 업무가 올라가는 것이니 대외비 같은 중요 자료는 별도로 관리하는 게 좋다.

4. 부가 파일은 지라에 업로드

회사 업무는 기본적으로 지라를 중심으로 하고 있다. 지라는 아틀라시안이라는 회사에서 만든 세계적인 이슈 관리 서비스이다. 업무를 하다 생산되는 엑셀, ppt, pdf, 이미지 같은 파일들을 지라에 업로드 한다. 업무 폴더에 부가적인 파일까지 같이 넣어놓으면 폴더 용량만 늘어나니 되도록 지라에 올려놓는다. 그래야 협업 시 공유도 쉽다.

5. 날짜별로 폴더 생성

업무 폴더를 만드는 기준에 정답은 없다. 클라이언트와 작업이 많다면 고객사별로, 업무 유형을 특정 지을 수 있다면 업무 형태별로 만들면 된다. 내 업무 폴더는 히스토리 관리에 목적이 있기에 날짜별로 관리하고 있다. 업무가 발생한 날을 기준으로 폴더를 만든다. 2021년이 끝나면 2021 폴더를 만들어 자료를 모아놓고 2022년부터 다시 시작한다.

이전 연도는 한 곳에 모아 놓는다

이런 관리법이 어떤 시기에 뭘 했는지, 그동안 무슨 일을 해왔는지 흐름을 파악하기에 좋다. 반기에 한 번씩 성과 보고서를 쓸 때 폴더만 쭉 정리해도 성과 보고서 쓰기가 가능해진다. 단점은 업무 유형별로 찾을 때 힘들다. 검색을 해보고 안 찾아지면 전체 폴더 제목을 다 뒤져야 한다.

6. 폴더 명 : 날짜_업무구분_ 지라번호_업무내용

날짜를 썼으면 업무 구분과 지라 번호 그리고 어떤 업무인지 알아볼 수 있을 정도의 폴더명으로 생성한다. 회사 업무가 지라를 중심으로 진행되고 있어 지라 번호를 적는 게 중요하다.

ex)

오늘 날짜로 회사 내부 업무가 발생했고, 지라 번호가 BH-1000이며, 업무 내용이 로그인 페이지 개발이라고 가정했을 때 폴더명은 아래와 같이 생성한다.

20210714_(공통-BH-1000) 로그인 페이지 개발

7. txt의 제목은 폴더 제목과 동일

폴더를 만들었으면 내용을 적을 텍스트 파일을 만들어야 하는데 이는 폴더명과 동일하게 적는다. 그래야 나중에 검색할 때 찾기 쉽다.

8. 텍스트 파일의 첫 내용

텍스트 파일을 생성했으면 제일 상단에 폴더명을 적고 지라 url을 연결해 놓는다. 그래야 검색할 때 파일을 찾기 쉽고 파일을 찾았으면 바로 지라 페이지를 열어볼 수 있다.

ex)

//20210714_(공통-BH-1000) 로그인 페이지 개발

http://jira.com/BH-1000

9. 업무 내용은 서술형으로

이제 폴더 만들고 파일까지 만들고 제목 적고 지라 번호까지 적었으면 업무 내용을 적는다. 이때 최대한 서술형으로 적는다. 간략하게 적어 놓으면 나중에 뭔 소린지 모른다. 말하듯이 적고 왜 그랬고 어떤 사고 과정에서 그런 의사 결정이 나왔고 누가 문제였고 이런 것까지 세세하게 다 적는다. 이렇게 자세히 적어놔도 시간이 지나고 보면 업무의 흐름을 파악하기가 어렵다. 회사 일이란 건 언제 어떻게 해도 어려운 건가 봄.

ex)

– 잘못된 예

로그인 페이지 작업 중단

– 잘된 예

로그인 페이지를 개발하고 있었는데 팀장님이 다른 업무를 시켜서 어떤 거 먼저 해야 하냐고 물어봄. 그랬더니 팀장님이 다른 업무 먼저 끝내고 로그인 페이지 개발하라고 해서 일단 중단시켜 놓음. 2021.07.14에 이렇게 지시 받음.

개발 업무 히스토리들은 어떻게들 관리하시나요?

개발에 앞서 필요한 내용들 정리, 해야할 업무 리스트업, 협업시 핑퐁한 내용들… 이런 것들을 정리할때 어떻게 하시는지가 궁금하네요. 회사에서 컨플루언스 지라, 위키 등을 사용하고 있는데요. 어떤 분들은 지라 티켓에 내용과 댓글들로 관리하시기도 하고요. 또 어떤 분들은 위키로 정리하시기도 하고 있어요. 그러다보니 매번 히스토리 찾는것도 케이스별로 다르게 찾아야 하는 경우가 생기네요. 다른 분 분들은 어떻게들 문서와 히스토리들을 정리하시나요?

Salesforce를 통해 보다 정확하게 업무의 히스토리를 관리 방법

오늘은 Salesforce에서 새롭게 릴리즈 된 완료된 일자로 작업을 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

Salesforce에서는 작업(Task)이라는 기능을 제공하고 있습니다.

기존 작업(Task)관리는 정해진 기한일자의 순으로 나열되어 사용자에게 히스토리로 보여지고 있었습니다.

이번 릴리즈를 통해서는 해당 작업(Task)이 언제 완료가 되었고 이에 완료된 날짜를 통해 최신의 작업(Task)부터 과거의 작업(Task)까지 히스토리가 좀 더 사용자에 맞게 설정할 수 있도록 제공됩니다.

그렇다면 작업(Task)이란 무엇인지를 간단히 살펴보겠습니다.

Salesforce를 사용하시는 분들이라면 작업(Task)이 어떤 기능이구나 라는 것은 알고 있겠지만, 만약 사용하지 않는 분들은 작업(Task)이라는 것은 어떤 기능일까 라고 의문을 가질겁니다.

작업(Task)란 기한이 정해진 업무 즉, 해야할 일을 관리할 수 있는 기능이라고 볼 수 있습니다.

많은 업무가 진행되다 보면 미리 예정되어 기한이 존재하는 업무를 본의 아니게 누락되는 경우도 있을 겁니다.

Salesforce에서는 작업의 기능을 활용하여 업무의 누락이 없도록 지원하고 과거의 어떤 업무를 누가 진행했는지 히스토리 관리가 가능합니다.

그렇다면 Salesforce에서는 어떻게 작업(Task)을 작성하고 관리하도록 제공하는지 확인해보겠습니다.

아래 보이는 그림은 Salesforce에서 보이는 작업(Task)내역 입니다.

해당 고객과의 어떤 업무를 했는지를 정확한 일자와 함께 확인이 가능합니다.

각 작업(Task)의 오른쪽으로 보이는 날짜는 해당 작업의 기한으로 작업을 등록할 때 사용자가 직접 입력이 가능합니다.

정확한 기한을 입력했다면 사용자는 해당 날짜가 도래했을 경우 해야할 업무로 확인도 가능하게 됩니다.

현재 작업들은 이미 과거의 업무로써 언제까지 해야 할 업무였는지 확인이 가능합니다.

그렇다면 사용자가 해당 업무를 정확히 언제 완료되었는지는 어떻게 확인 할 수 있을까요?

업무의 완료일자로 작업의 히스토리가 나열되는 기능은 이번 Spring 22’ Release를 통해 활성화 되었습니다.

새롭게 제공되는 기능을 확인 하기 전 작업을 완료하는 방법을 보도록 하겠습니다.

아직 완료되지 않은 작업은 ‘예정 및 기한 초과’의 섹션에 따로 보관이 됩니다.

또한 진행중/진행예정 작업은 완료가 되지 않았기에 완료표시를 할 수 있는 체크박스가 활성화 되어 있습니다.

그중 완료된 작업의 체크박스를 클릭한 순간 해당 작업은 완료로 처리되고 해당 시점(완료시점)이 세일즈포스에서 자동으로 저장하고 있게 됩니다.

완료된 작업은 ‘예정 및 기한 초과’ 섹션에서 자동으로 사라지고, 히스토리로 관리가 됩니다.

완료된 작업의 일자는 작업을 생성할 때 설정한 기한의 일자 입니다.

실제 업무가 완료된 날과는 다르게 표기가 되는거죠.

그럼 이제 실제 업무가 완료된 날짜로 표기가 되어 작업들이 나열되는 방법을 설명하겠습니다.

먼저 Salesforce의 우측상단의 기어아이콘을 클릭 후 설정으로 들어갑니다.

이후 빠른 찾기에 ‘활동 설정’ 이라고 키워드를 검색 후 해당 메뉴를 클릭 합니다.

활동 설정과 관련된 설정들이 나열된 화면에서 ‘완료 날짜별 과거 활동 정렬’을 활성화 후 제출 버튼을 클릭합니다.

설정이 완료되었다면 다시 작업의 내역을 볼 수 있는 레코드로 가보겠습니다.

기존의 작업 항목(왼쪽 그림)들이 새롭게 실제 완료일자로 정렬된 내용(오른쪽 그림)으로 확인이 가능하게 되었습니다.

오늘 완료된 날짜는 오늘, 어제는 어제로 보이겠지만 시간이 흐르면 작년의 히스토리처럼 정확한 일자가 표기되게 됩니다.

고객관리를 하다보면 해당 업무가 정확히 언제 진행이 되었고 완료가 되었는지 때로는 설명이 필요할 수 있습니다.

이제 Salesforce는 나의 업무를 관리하는 것을 돕고 내가 언제 마무리 했는지를 직접 기억하지 않아도 언제든지 확인 할 수 있도록 제공합니다.

지금까지 새롭게 릴리즈 된 작업 관리 기능에 대한 설명과 더불어 Salesforce의 작업은 무엇인지를 함께 살펴보았습니다.

아주 작은 기능같아 보이지만 Salesforce는 그 작은 기능 하나하나도 고객관리를 하는 것에 편리성을 중점을 두고 제공하고 있습니다.

보다 자세하게 Salesforce에 대해 설명이 필요하시다면 아래를 통해 연락주시기 바랍니다.

업무 이력관리 어떻게 하시나요?

중소기업 전산쟁이 입니다.

현재 업무 이력관리를 원노트에 일단위로 기록하고 있는데

이렇다보니 처리한 업무량이 정량적으로 수치화가 안되고

특히 문제가 되는게 자체 유지보수중인 erp 나 웹 프로그램(그룹웨어 등)들의

프로그램 수정 개발 이슈에 대해

건수도 건수지만 처리시간이나 현재 유지보수 진행상태 등이

파악이 안되서 기억력에 의존하다보니 업무에 스트레스가 이만저만이 아니네요 ㅠㅠ

월단위 나 년단위 업무 성과나 KPI 용 자료 취합에 매번 고생하는건 물론이구요

뭔가 해결방안이나 관리하기 편한 팁이 있다면 조언 부탁드립니다!

오늘하루도 수고많으셨습니다^^

업무 히스토리가 정리로 협업 스타일을 바꾸는 협업툴 플로우 소개

다양한 버전으로 활용하기 좋게 맥용 부터 안드로이드 앱까지 만들어저 다양하게 활용이 가능합니다. 개인적인 경험으로는 협업을 할 때 어쩔 수 없이 노트북을 이용해서 작업을 합니다. 그래서 이번 포스팅에서는 스마트폰용 앱은 설명을 하지 않고 주로 특징 등에 대하여 언급을 했습니다.

후기

개인적으로 SNS로 하는 협업를 하는 경우도 많이 있습니다. 특히 카카오톡의 단톡방으로 여러 프로젝트가 오가는 경우 집중해서 업무를 하거나 보안상의 문제가 발생할 수 있습니다. ‘더알리다’ 같이 자주 협업으로 리뷰를 하는 경우 플로우 매우 편리한 협업 툴이 될 것 같습니다.

회사에서 업무 히스토리 어떻게 관리하시나요? : 클리앙

일하다보면 예전 히스토리가 필요해지는 경우들이 많은데

메일 검색해서 확인하자니 전후관계 파악도 힘들고 일정기간 이상 지나가면 첨부파일이 지워진다던가 하는 문제가 있네요.

문서파일같은 형식으로 남겨놓자니 전체 검색하기가 힘들고

위키같은걸 따로 하나 만들어서 정리해놓아야하나 고민입니다.

업무 히스토리 어떻게 관리하시나요?

키워드에 대한 정보 업무 히스토리 관리

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