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직장생활의 가장 기본적인 보고, 업무보고서의 작성 – 브런치
업무보고서란, 본인이 진행하였던 업무에 대해 과정과 결과 그리고 추후 계획들을 기록하고 상부에 보고하기 위해서 작성하는 문서이다. 일상의 업무기록 …
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Date Published: 6/7/2021
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업무보고서 양식 & 작성방법 (+ 업무일지)
업무 보고서를 작성하는 이유는 이를 바탕으로 차주, 차월 계획을 작성할 수 있기 때문인데요. 따라서 현재 진행하고 있는 업무에 대해 정확히 파악하고, 사전에 정한 목표와 계획에 맞게 업무가 진행되고 있는지 파악하고 있어야 합니다. 업무보고서는 해당 기간에 ‘어떠한 업무를 했다’ 라는 사실만을 나열 하는 것이 아니라 자신이 진행한 업무를 통해 어떤 결과가 나왔고, 어떠한 특이사항이 있었는지 꼼꼼히 기록하여 전달하는 목적을 가지고 있습니다.
보고서를 작성할 때 중요하게 생각해야 하는 것은 ‘누가’ 보고서를 보느냐입니다. 업무 보고서는 주로 직장상사, 상급자가 부하직원에게 받아보는 문서입니다. 직장상사는 부하직원이 진행하는 업무와 그에 따른 결과에 대해 알고 싶어한다는 것을 기억하고 업무보고서를 작성해야합니다.
일일업무보고서는 주간 업무보고서를 작성하는 기초자료가 되고, 주간 업무보고서는 월간 업무보고서를 작성하는 기초자료가 됩니다. 따라서 그날그날 있었던 주요 사항이나 특이사항에 대해서 정확히 기록해두는 것이 좋습니다.
직장생활의 가장 기본적인 보고, 업무보고서의 작성
어서 와 신입. 업무 보고서 작성은 처음이지?
“직장생활은 보고로 시작해 보고로 끝난다.”는 말을 한 번쯤 들어 보았을 것이다. 실제로 직장생활을 하다 보면 각종 보고서 작성에 들이는 시간이 적지 않다. 오히려 주객이 전도되어 업무보다 보고서 작성에 힘을 더 쏟는 상황이 발생하기도 한다. 직장생활 중 작성하게 될 보고서의 상황들은 다양하지만, 그 가운데 가장 기본적으로 작성하게 되는 보고서가 있다. 바로, ‘업무보고서’이다.
네가 한 일을 알려줘. 업무보고서
업무보고서란, 본인이 진행하였던 업무에 대해 과정과 결과 그리고 추후 계획들을 기록하고 상부에 보고하기 위해서 작성하는 문서이다. 일상의 업무기록을 통해 현재 과제를 파악하고 방향성을 점검하기 위해 작성하는 보고서이다.
업무보고서의 작성을 통해 본인의 업무를 진행을 점검하면서 혹시나 누락되는 부분은 없는지, 현재 업무가 얼마나 진행되었는지. 앞으로의 업무 계획은 무엇인지 등 스스로에게도, 회사 측에게도 업무 분석이 가능하게 하는 가장 기본적인 문서이다. 이러한 점검 행위를 통해 앞으로의 근무 시간 관리도 효율적으로 할 수 있으며 기본적인 상사와의 커뮤니케이션을 하는 매개체가 된다.
업무보고서의 작성
업무보고서는 일일/주간/월간과 같이 일정 단위로 구분할 수 있고 출장/외근/프로젝트 등 특정 상황별로도 구분하여 작성할 수 있다. 말하자면, 거의 매일같이 작성하게 될 문서라고 볼 수 있다.
업무보고서를 작성할 때에는 크게 업무 목표 / 업무 진행 / 향후 계획의 부분으로 구분하여 작성하도록 한다. 현재 진행하고 있는 업무와 자신이 정한 목표와 계획에 맞게 진행되고 있는지에 대한 파악이 정확하게 이루어져야 한다.
1단계. 업무 목표
회사에서 일어나는 모든 일에는 이유가 있고 이유는 달성하고자 하는 목표로 연결이 된다. 자연스럽게 본인의 했던 업무에 대한 보고를 할 때, 해당 업무를 진행한 것이 어떠한 목표 달성을 위한 것인지 정확한 목표를 기재하도록 한다.
2단계. 업무 진행
본인이 진행한 업무에 대한 밝히는 부분. 육하원칙에 따른 기술이 기본이 된다. ‘어떠한’ 업무를 ‘언제부터 언제까지’, ‘어디서(특정 업무 위치에 대한 보고가 필요한 경우)’, ‘무슨 업무’를 ‘어떻게’ 진행하였는지를 구체적이면서 간단하게 적는다. 여기서 구체적이면서 간단히가 상당히 말도 안되는 표현이라 생각할 수 있겠지만, ‘구체적’은 자신이 한 행동 중 중요도가 높거나 상급자가 반드시 알아야 할 내용을 자세히 적는 것이며, ‘간단히’는 보고받는 이가 읽기 편하도록 핵심만 간추리라는 뜻이다.
결과나 특이사항, 산출된 데이터 등은 따로 적어두어 쉽게 알아볼 수 있도록 하는 것이 좋다.
3단계. 향후 계획
업무가 진행 중이라면 다음 보고 시까지 진행되어야 할 사항을, 업무 동안 취해야 할 조치나 보완점이 발견되었다면 구체적인 해결 방안을, 업무가 완료되었다면 사후처리나 다음 프로젝트에 대한 계획을 밝혀 앞으로 업무에 있어서 본인이 해야 될 행동을 정확히 인지함을 보여주어야 한다.
업무보고서 양식
일일 업무보고서
가장 기본적인 보고로 하루 업무 내용을 보고하는 문서다. 일일 업무보고서에는 당일 진행한 본인의 업무 내용과 결과를 작성한다. 또한 익일 예정 사항과 본인 스케줄을 정리해 작성한다. 하루 일과를 오전과 오후로 나누거나 발생한 이벤트별로 스케줄을 나누어 작성해도 좋다.
주간 업무보고서
한 주 동안의 업무를 보고한다. 주간 업무에 대한 결과 및 차주 업무 계획 등의 내용을 작성한다. 일일 업무보고서를 작성했다면, 주간은 일일 업무에서 핵심이 되는 부분들을 간추려 작성한다. 업무 진행을 정리함에 있어서는 타임라인 방식으로 보여주는 것이 좋다.
월간 업무보고서
한 달 동안의 업무를 보고한다. 월간의 업무와 실적을 보고하는 보고서로, 주별로 진행한 업무에 대해 정리하고 진행상황 및 결과에 내용을 적는다. 더불어 한 달 단위로 업무를 종합해 보고하는 만큼 그다음 달인 차월 업무에 대한 전략과 구체적 진행 계획을 포함해 작성하도록 한다. 비슷한 맥락으로 분기별 또는 연간 단위로 실적보고를 따로 진행하는 경우가 있다.
출장/외근 등 업무보고서
특별히 외근을 다녀오거나 출장 또는 프로젝트 단위의 업무에 대해서는 이에 대한 결과보고가 동반된다. 일상적으로 일어나는 업무 외적으로 발생한 특이 업무로도 구분할 수 있기에 이러한 업무 이후에 업무보고서 작성도 요구하는 경우가 많다. 작성 방법은 위의 기간 단위의 업무보고서와 같이 업무 목표와 진행사항, 향후 계획 부분을 정리하여 작성하도록 한다.
(보고서) 간단 업무보고
보고서 [report, 報告書] 조회수 1,628
보고서는 특성한 일에 관한 현황이나 그 진행사항 또는 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서이다.
보고는 법규, 지시, 명령 등에 의하여 구두·전화·서면 등의 방법으로 일정한 의사 또는 자료를 전달하는 것으로 일반적으로 상향적 정보흐름의 형태를 갖는다.
보고서 작성자는 상대방에게 보고 내용을 정확히 전달해야 하며, 정확한 보고를 위해서는 불필요한 내용의 보고는 억제하고 주관적인 생각을 적기보다는 사실에 입각하여 공정하게 사실을 작성해야한다.
보고서를 제출함으로써 진행상황을 파악할 수 있고, 보고자에게 적절한 지시나 조언을 해줄 수 있다.
또한 문서화된 보고서는 업무 진행에 있어 지속적인 자료로 활용할 수 있다.
보고서의 용도는 작성하는 문서의 목적과 기능에 따라 분류된다.
매일의 업무를 보고하는 일일업무보고서, 한주간 동안 진행된 업무를 보고하는 주간업무보고서, 영업실적을 보고하는 영업보고서, 진행되었던 사안의 결과를 보고하는 결산보고서, 회사업무로 인해 외부에 다녀와서 보고하는 출장보고서, 회의의 결과를 정리하는 회의보고서 등 다양한 용도의 보고서를 작성할 수 있다.
그랩 GRAP 공식블로그 :: [신입사원 TIP] 업무 보고서 어떻게 쓰나요?
안녕하세요! 그랩 팀입니다.
매일 보고서를 작성하느라 고생하고 계시는 신입사원 직장인 분들을 위해 ‘업무 보고서 TIP을 준비했습니다!
업무 보고서의 모든 것! 바로 첫 번째 시작은 업무 보고서(업무 일지) 편입니다 🙂
– 보고서란 무엇일까요?
한 조사 자료에 따르면 직장인의 72%가 문서 작성을 어려워하고 있으며, 59.2%는 제출한 문서가 재작성 요청을 받고 되돌아온 경험이 있다고합니다. 그중 업무 보고서는 회사에서 가장 빈번하게 사용하는 보고서로, 일일/주간/월간 보고서는 거의 매일 같이 작성해야 하는 등 일지를 작성하는 것 자체가 업무 중 하나라고 생각이 들 만큼 부담스러울 수 있습니다.
하지만 업무 보고서는 일상적인 업무기록을 통해 과제나 방향성을 점검하기 위한 역할을 하는 보고서로 자칫 놓칠 수 있는 업무를 체크하며 잘 관리해주는 장점이 있습니다. 그럼 업무 보고서의 종류를 한번 살펴볼까요?
– 업무 보고서의 종류
업무 보고서 종류
내용
일일 업무 보고서
가장 기본적인 보고서로 하루 업무 내용을 보고하는 일일 업무 보고서
주간 업무 보고서
주단위로 업무보고를 받아 효율적으로 업무가 진행되고 있는지 체크하기 위한 보고서
월간 업무 보고서
1개월 단위의 실적을 보고하는 보고서로 부서별로 작성하는 경우가 많은 보고서
출장 보고서
출장의 목적, 활동내용, 결과를 상사에게 보고하기 위한 보고서
회의 보고서
회의나 토론의 내용을 기록하여 상사나 간부에게 보고하기 위한 보고서
이외에도 여러 보고서 종류가 많지만 이 5가지의 작성법을 알아볼까요?
* 보고서 참고 자료
업무보고서_GRAP.pdf
1. 일일 업무 보고서
일일보고서는 매일의 업무 내용을 보고하는 가장 기본적인 보고서로 직종과 업무에 따라 작성하는 내용에는 차이가 있습니다 🙂
오늘 진행할 업무 목표를 작성하고 금일 진행 사항과 익일 예정 사항을 기재하며 회사에 따라 하루 일과를 오전과 오후로 나누어 작성하는 경우도 있습니다.
일일 업무 작성 시에는 직종/업무에 따라 기재하는 내용에 차이는 있지만 하루 업무 내용과 업무 진척 상황 그리고 활동 성과 등을 정리하여 작성합니다.
2. 주간 업무 보고서 & 월간 업무 보고서
일일 업무를 작성하였다면 주간 업무 보고서는 작성하는데 큰 문제가 없으실 거예요! 일일 업무에서 핵심이 되는 사항을 정리하여 옮겨 적으면 됩니다 🙂
일상적인 업무에서는 1일 단위보다 1주 단위로 업무내용과 소요시간을 파악하는 것이 훨씬 수월하게 관리되는 경우가 있습니다.
주간 보고/월간 보고를 통해 주 단위로 업무의 흐름을 파악하고 효율적으로 작업이 진행되고 있는지를 체크할 수 있습니다.
보통 주간 업무는 이번 주에 한 일을 적고, 다음 주에 할 일을 작성하는 방식으로 작성하며 월간 업무는 주차별로 작성을 합니다.
3. 출장 보고서 & 회의 보고서
출장 보고서는 출장의 목적과 활동 내용과 결과 등을 상사에게 보고하기 위한 문서로 많이 쓰이며, 회의 보고서는 회의나 토론의 내용을 기록하는 용도로 사용하거나 상사에게 보고하기 위한 보고서로 쓰입니다. 기억의 한계로 인해 회의 내용을 잊어버리는 경우가 많기 때문에 회의록을 작성하는 것이 좋습니다.
일시, 장소, 참석자, 주제, 내용 등을 꼼꼼히 정리해서 작성을 해주는 것이 중요합니다. 또 관련 업무 담당자를 명시하여 혼선이 없도록 작성하여야 합니다.
– 보고서가 왜 어려울까요?
보고를 받는 직장 상사, CEO 등 대부분의 의사결정자는 바쁜 일정 가운데 매일 수십 건의 보고서를 읽어야 하는데 보고서의 목적성이 결여된 보고서는 내용이 장황하고 초점이 명확하지 않아 읽기가 힘들 수 있습니다. 아래 4가지 사항에서 같은 실수를 반복하고 있지 않은지, 어떤 부분이 부족한지 체크해보세요!
* 기본적인 틀이 갖춰져있지 않은 경우
– 양식을 갖추지 않은 보고서
– 제목/목차에 보고서 내용이 드러나지 않은 경우
– 누가, 언제, 어떤 목적인지가 없는 경우
– 오탈자나 맞춤법이 틀린 경우
– 논리 체계가 갖춰지지 않은 경우
* 내용이 장황한 경우
– 표현이 모호하여 내용 파악이 어려운 경우
– 자기주장 없이 다양한 의견만 소개한 경우
– 한쪽 면만 깊이 부각하여 불필요하게 내용이 길어진 경우
– 유사한 내용을 말만 바꿔가며 다시 설명한 경우
* 읽을수록 궁금한 경우
– 지나치게 압축하여 설명한 경우
– 보고 취지나 진행 이력을 제대로 쓰지 않은 경우
– 주장을 뒷받침할 근거가 부족한 경우
– 종합적이고 균형있게 썼는지 의문이 드는 경우
– 전문용어/약어를 설명없이 쓰는 경우
* 근본적인 문제의식이 안보이는 경우
– 깉은 고민없이 기존 방식대로 문제에 접근한 경우
– 현황/문제점/원인 등 이슈 분석이 부족한 경우
– 실천 가능성 없는 대안과 향후 계획이 불확실한 경우
– 보고받은 사람이 읽고 무엇을 해야할 지 불명확한 경우
– 보고서를 팀원들과 어떻게 공유해야 할지 고민이신가요? 그랩을 활용해보세요!
보고서를 아직도 출력하셔서 확인하고 있진 않으신가요? 그랩을 활용하여 팀원들과 스마트하게 보고서를 공유해보세요!
* 활용 방법 : 업무 보고서를 위한 그룹을 별도로 생성한 후 위와 같은 카테고리를 만들어 팀원들과 보고서 공유가 가능합니다.
미리 보기를 클릭하면 파일을 다운로드하지 않고도 파일 내용을 미리 확인이 가능합니다!
또는 파일 업로드 없이 간편하게 작성하여 공유하는 방식으로 사용하셔도 됩니다 🙂
결재를 위해 팀원과 상사 서로 기다리지 않아도 되며 출력으로 종이 낭비 없이 PC와 모바일로 언제 어디서든 보고서 확인이 가능합니다.
그랩으로 업무 보고서를 스마트하게 공유해보세요!
보고서를 작성한다는 것이 부담스러울 수 있지만 직장생활을 하기 위해서 필수적인 문서들이며
놓칠 수 있는 업무를 체크하며 관리하기에는 큰 장점이 있습니다. 작성요령을 잘 익혀 업무에 편리하게 활용해보세요!
일일업무보고서 양식과 작성의 방법 알아보기
일일업무보고서 자기관리의 하나로 활용해 보자
직장생활에 상당히 많은 부분은 보고서로 시작해서 보고서로 끝낸다고 해도 과언이 아닐만큼 이 문서 역시 자기관리를 위해서라도 매일 작성을 해 두면 좋은 문서양식중에 하나 입니다.
출근해서 오늘 해야 할 일과 내일 해야 할 일이 없다고 하면 제대로 된 회사가 아닐 뿐더러 그 회사를 다니고 있는 사람도 문제가 있는 것이라고 봐야 되겠죠?
이러한 일일업무 보고서는 향후 주간업무 보고, 나아가서는 월간업무보고서를 쓰는 중요한 기초자료가 됩니다.
아울러 회사생활에 있어서 철저한 자기관리에도 큰 도움을 줄 수가 있구요.
그럼 작성의 방법과 양식을 살펴 보도록 하겠습니다.
■ 일일업무일지 작성의 방법
아래 그림은 작성양식의 샘플 입니다.
샘플 화면을 보면서 설명을 해 보도록 할게요.
첫째 한주간 해야 할 큰 틀의 업무 목표를 정합니다
둘째 오늘 진행해야 할 업무를 오전과 오후로 구분을 지어서 작성을 합니다.
셋째 익일 진행해야 할 업무를 역시 오전과 오후로 나누어 한줄 정도로 간단하게 기록을 해 둡니다.
넷째 부서장이나 기타 경영진의 지시사항이 별도로 있다면 업무보고서 하단에 기록을 해 둡니다.
가끔은 긴급히 해야 할 일을 잊지 않기 위해 수첩이나 포스트잇 등에 기록을 해 두는 경우가 있습니다.
물론 어쩔 수가 없는 경우는 이렇게 할 수도 있겠지만 요즘에는 개인마다 업무용 컴퓨터가 있기 때문에 가급적 업무보고서에 요약을 해서 빠짐 없이 기록을 해 두는 것이 좋습니다.
가끔 어떤 사람들의 컴퓨터 모니터를 보면 포스트잇 같은 것이 덕지덕지 붙어 있는 경우가 많은데 이럴 경우는 시간과 날짜등을 잃어 버리기 쉽상이기 때문에 오히려 업무 효율을 떨어트릴 수도 있습니다.
이렇게 매일 같이 일일업무일지를 잘 작성해 두면 다음 보고서인 주간업무보고서를 작성하는데에도 굉장히 수월해 집니다.
샘플양식 문서는 아래에 첨부를 해 드립니다.
[샘플문서]일일업무일지.docx
일일업무보고서양식, 주간업무보고서양식과 작성의 방법
와! 우리 회사는 왜이리 보고서가 많은거야?
일단! 제대로 된 회사는 보고서가 많습니다.^^
회사 생활하면서 가장 귀찮은 일이 바로 매일 그리고 매주 반복되는 업무보고서를 쓰는 일일 겁니다.
일일, 주간,월간,분기,연간 정말 보고서 쓸일이 많죠.
그리고 월간, 분기, 연말이 되면 내가 뭘했지? 뭘해야하지? 하면서 창작활동을 하시는 분들도 계십니다.
직장인들은 회사생활의 절반 이상을 보고서 등 각종 문서작업에 시간을 보낸다고 해도 과언이 아닐겁니다.
하지만 결국은 이 각종 보고서 들이 여러분들의 경력관리에 중요한 문서가 된다는 것을 알아 두셔야 합니다.
회사가 아닌 자신을 위해서 작성을 한다고 생각하시면 마음이 편할 겁니다.
보고서 쓰는데 왜 시간이 많이 걸릴까?
평소 일일업무에 대한 정리가 되지 않으면 주간업무보고서 작성이 어려워 지고 주간업무 관리자 잘 안되면 월간업무보고를 할 수가 없습니다.
소 단위 별로 평소 관리를 잘 해두면 단위가 커 질수록 작성은 훨씬 수월해 집니다.
그럼 간단하게 작성방법을 알아 보고 샘플 문서양식을 첨부해 놓도록 하겠습니다.
1. 일일업무일지 작성의 방법
(1) 주간 목표를 정하고 주간 목표에 따른 해야할 일일 업무를 기록하자.
(2) 금일 실시사항을 오전과 오후로 나누어서 작성을 한다.
(3) 다음날 해야 할 일을 한줄 메모 형태로 기록을 해 둔다.
(4) 팀장이나 경영진의 지시사항이 있다면 잊지 않도록 하단에 기록을 한다.
보통 메모장 같은 것을 띄워 두고 중요 업무가 시작될때 마다 간단히 기록을 해 두는 것이 좋습니다.
스타일에 따라서 포스트잇 같은 것을 활용하는 분들이 많은데 개인적으로는 좋지 않은 습관인 것 같습니다.
가끔 모니터앞이 포스트잇으로 도배가 되있는 경우를 많이 봤습니다.
이럴 경우 해당 업무에 대한 날짜도 기억이 잘 나지 않는 경우가 많고,
누가 지시를 했는지 거래처는 누구인지 파악이 안될 수도 있으니 말입니다.
[샘플]일일업무일지.docx2. 주간업무보고서 작성의 방법
자 일일업무보고서가 꼼꼼하게 잘 작성이 되셨나요? 그렇다면 주간업무 보고서는 식은 죽 먹기 입니다.
(1) 한주간 일일업무일지에 작성했던 사항을 일자별로 왼쪽편에 정리를 합니다.
(2) 그리고 그 내용을 한번더 카피를 해서 오른 편에 붙여 넣습니다.
– 가끔 다음주 해야할일을 상상을 하고 창조를 해서 작성하시는 분들이 있습니다.
– 일단 금주에 했던 일들을 일단 카피해서 붙여 넣으세요.^^
(3) 그 다음 다음주에 해당 업무를 하지 않아도 된다면 그 칸을 공란으로 남기고 지웁니다.
– 이렇게 해야 금주와 다음주의 해야 할일의 비교가 쉽습니다
(4) 새로운 계획이 세워 졌다면 오른쪽 최 하단에 정리를 해서 적습니다.
(5) 경영진의 지시사항이 있었다면 빠트리지 말고 맨 밑에 정리를 해 둡니다.
[샘플]주간업무보고.docx [샘플]주간업무보고.xlsx이 양식은 주간업무 보고를 누적하여 월말에 자연스럽게 월간업무보고서가 되게 하는 방식 입니다.
업무 특색에 맞게 잘 활용해 보시기 바랍니다.
보고서 작성법, 한방에 핵심 총정리 [문서 노하우]
[초시대 노하우 백서 – 문서 작성 노하우 시리즈]보고서 작성법 총정리
“보고서는 우리의 적인가? 전생의 원수인가?”
너도 알고, 나도 아는데 뭘 자꾸 보고하라고 그래!
보고서 쓰기 싫어 퇴사한다는 말이 있습니다. 그만큼 보고서는 직장인을 따라다니는 그림자 같은 놈이지요. (안 떨어져 이게…잉…) 그리고 단어 자체가 의미하는 것이 있지요. ‘보고’라는 말은 이미 당신이 ‘을’이라는 것을 밑에 깔고 가는 겁니다. 그러니 보고서 쓰는 사람치고 즐거울 사람 아무도 없습니다. 하지만 반대로 생각하면 이걸 잘 작성해서 손해 볼 게 없다는 이야기도 됩니다.
맨날 쓰는 보고서인데 못쓰면 맨날 욕먹고, 잘 쓰면 맨날 칭찬인, 그야말로 당신의 직장 생활을 결정짓는 중요한 요소라는 것입니다. 그렇게 중요한 보고서!!! 이제부터 어떻게 하면 잘 작성할 수 있는지 알아봅시다. 참고로 보고서 쓰는 사람이 날짜 기입란 따위 어떻게 집어넣는지 모르는 사람 없을 겁니다. 그래서 군더더기와 교과서식의 뻔한 이야기는 다 날려버리고 핵심만 가겠습니다. 겁나게 디테일하게 써놓은 포스팅들 많던데… 우린 그런거 다 읽을 시간도 없고 저도 그렇게 다 쓸 여력이 없습니다. 자 그럼 가봅시다! (이것도 한방에 다 정리하는 포스팅이라 겁나 깁니다~~)
1. 보고서 작성법 핵심, 자세 교정하기
보고서 작성법, 작성 태도
일단 보고서 작성법을 디테일에 들어가기 전에 사고방식부터 고치고 갑시다. 이걸 안 고치면 우리는 보고서를 잘 쓰는 에이급 직원이 될 수 없습니다. 단언컨대 보고서가 힘들어 이걸 보는 분 치고 아래의 항목에 안 걸리는 사람 없을 겁니다. 하지만 그게 나쁜 것은 아닙니다. 보고서가 즐거울 일은 절대 아니니…우리가 이렇게 된 건 보고서 잘못이지 우리 잘못이 아닙니다.
보고서 명심 보감
1) 보고서는 당신의 얼굴이자 실력이다.
2) 다시 쓰는 보고서는 100점이 있을 수 없다.
3) 인생은 타이밍, 보고서도 타이밍이다.
4) 보고서는 도구일 뿐, 왜 보고하는지 잊지 말자.
5) 생각은 풍부하게, 작성은 짧고 간결하게.
6) 보고서 전달 방식에도 신경 쓰자
1) 보고서는 당신의 얼굴이자 실력이다.
보고서 작성법? 그까이꺼 잘 못써도 내 실력은 무시 당하지 않아! 보고서로 날 평가하진 말아라! 라고 생각하는 분들 많을 겁니다. 하지만 그건 틀린 생각입니다. 보고서는 공식적인 당신의 얼굴입니다. 아무리 술자리에서 우리 김대리 실력이 좋아 라고 말해도 보고서가 엉망이면 당신은 공식적으로 일 못하는 사람입니다. 현재 당신의 실력에 비하여 직급이 낮다고 생각하신다면 저는 실력 향상보다 오히려 보고서 작성하는데 더 열을 올리라 말하고 싶습니다. 왜? 그래야 당신의 실력에 맞는 직급으로 빨리 올라갈 수 있으니까요!
2) 다시 쓰는 보고서는 100점이 있을 수 없다.
보고서 작성의 핵심은 물론 내용입니다. 그러나 이것만은 명심하세요 보고서에서 오타 하나로 인해 빽도를 받던 큰 결점이 있어 빽도를 받던 빽도는 빽도입니다. 무엇 때문에 다시 작성하던지 간에 3번 다시 썼으면 3번 다시 쓰는 사람이 된 겁니다. 그러니 오타 하나 틀린 게 없도록 꼼꼼히 챙기고 보고하시도록 하시길 바랍니다.
3) 인생은 타이밍, 보고서도 타이밍이다.
제 경우에도 회사를 운영하다 보면 가끔 정말 잘 쓴 보고서를 나쁜 타이밍에 받아서 당황한 경우가 종종 있습니다. 분명 내용은 정말 잘 쓴 보고서인데도 타이밍이 어긋나면 그냥 칭찬도 받지 못하고 쓰레기통으로 직행하는 것입니다. 아니면 오히려 타이밍이 안 좋기 때문에 욕만 먹기 일수 이지요. 미국 대통령 트럼프가 방한하는 것을 이용한 뭔가를 하자고 보고서 올리는데 트럼프 오기 3일전에, 그것도 퇴근시간에 보고하면 누가 이걸 좋다고 평가할까요?
4) 보고서는 도구일 뿐, 왜 보고하는지 잊지 말자.
보고서를 잘 쓰는 것은 매우 중요합니다. 그런데 보고서가 전부는 아닙니다. 가끔 보고서에 너무 열성인 나머지 보고서가 가진 본래의 의미와 용도를 망각하시는 분들이 있습니다. 기획하는 법에서도 말씀 드렸던 부분인데 보고서도 마찬가지로 하나의 목적을 위한 수단입니다. 보고서 자체의 퀄러티만 중요하게 여길게 아니라 왜 하는 건지, 어떻게 할건지, 언제 해야 하는지… 이러한 것도 중요합니다. 잊지 마세요 큰 그림을 못보고 쓰고 있는 보고서는 그냥 종이일 뿐입니다.
5) 생각은 풍부하게, 작성은 짧고 간결하게.
단언컨대 보고서 짧고 임팩트 있게 써서 칭찬받는 건 봤어도. 길게 논문 써놓은 보고서 치고 칭찬받는 거 한번도 본적 없습니다. 열의가 넘쳐 많은 내용을 담고자 하는 분들!! 그거 아니에요~ 짧게 1페이지로하세요 그걸로 도저히 담을 수 없는 자료나 내용이 있다면 별첨하세요 이건 그냥 답이에요 답!!!
6) 보고서 전달 방식에도 신경 쓰자
보고서 작성법에 맞춰 잘 써놓고 전달을 생각 없이 해서 욕먹는 사람들 참 많습니다. 퇴근하려는 상사에게 보고할지, 출근 하자마자 보고할지, 이메일로 보낼지 서면으로 하면서 미리 메일을 보낼지 요약본을 따로 준비해서 보고할 지, 어떤 상황에서 보고할지, 구두로 먼저 운을 띄우고 보고할지, 미리 책상에 올려놓을지, 달라고 할 때 딱 내놓을지, 사람들 많이 볼 때 내놓을지 등등… 이건 다 말로 설명 못합니다. 여러분의 인생 경험을 최대한 살려 신경 써서 전달하시길 바랍니다. 보고서 잘 쓰는 게 50%면 잘 전달하는 게 50%입니다.
2. 보고서 작성법 핵심, 준비 사항 체크하기
1) 보고서 작성의 목적에 따른 종류 체크
보고서 작성법, 보고서의 종류
보고서의 종류는 너무나도 많습니다. 그러나 특성에 따라 분류를 하면 다음의 4가지정도가 됩니다. 보고서의 이름은 무수히 많더라도 이 4가지 분류를 벗어나는 보고서는 거의 없으니 보고서의 목적에 따른 분류를 잘 참조하여 자신이 작성하는 보고서가 어떤 분류에 해당하는지 따져보시고 작성 하시기 바랍니다.
① 결제 용 보고서
② 기본 업무의 보고용 보고서
③ 상황 보고서 (자료 조사 보고)
④ 종합 보고서 (조사 + 솔루션 제공)
① 결제 용 보고서
이것은 가장 흔한 보고서 입니다. 사실 보고서라고 할 것도 없죠. 일반적으로 품위를 올린다. 라고 할 때 그런 업무의 일환인 보고서입니다. 결제 요청 이라던지, 휴가 계획 관련 보고 라던지 등등 이런 보고서는 대부분 기업에 규격 폼이 있고 간단 명료하게 쓰면 되는 것이니 보고서 작성법이랄 게 없습니다. 패스~
② 기본 업무의 보고용 보고서
하루 업무, 주간 업무, 출장 업무 보고 등 주로 자신의 업무를 정리해서 무엇을 했고 결과가 어떻게 되는지 그리고 다음에는 무엇을 할지 보고하는 것이 업무 보고입니다. 업무 보고의 핵심은 명확하게 자신이 무엇을 했는지 쓰는 것이고 나아가 잘된 업무 보고는 자신이 무엇을 다음 스텝으로 할지 명시하는 것입니다. 그래야 상사가 당신이 열심히 일하고 있고, 또 능동적으로 무엇을 하려고 하는지 알 수 있으니까요.
③ 상황 보고서 (자료 조사 보고)
특정한 목적을 가지고 지목을 하여 조사를 하고 이에 대한 사항을 정리해서 보고하는 보고서입니다. 주로 머리가 아파오는 보고 중 하나가 이런 보고서 종류이죠 자료 조사 보고서를 작성할 때는 풍부한 자료조사와 그것의 정리가 관건입니다. 자료의 양이 많을 때는 일목요연하게 핵심만 정리한 Summary를 앞 장에 넣는 것이 좋습니다.
④ 종합 보고서 (조사 + 솔루션 제공)
보고서의 꽃이라 할 수 있는 자료조사와 더불어 자신의 의견이나 솔루션을 함께 제안하는 보고서입니다. 이런 보고서는 풍부한 자료 조사 + 자료에 대한 분석 + 핵심을 담은 결론 (솔루션)이 관건입니다. 특히 이 보고서에는 자료들과 분석이 자신이 제안하는 솔루션과 인과 관계 및 개연성이 있도록 작성해야 하며 솔루션에 있어서는 결정권자가 결정을 하는데 참고 혹은 도움을 받도록 작성하는 것이 좋습니다.
2) 보고 대상자 파악하기
보고 대상자가 누구인지에 따라 보고 내용은 달라집니다. 이것은 아마도 상식적으로 생각해도 답이 나오기 때문에 길게 말하지는 않겠습니다. 한가지 팁을 드리자면 여러분이 보고하는 대상이 최종 결정권자가 아닌 경우 최초 보고자만 볼 것이 아니라 그 다음 보고를 생각하시는 게 좋습니다. 여러분이 중간 상사라고 했을 때 부하직원에게 보고서를 받는다면 아무래도 이 보고서를 자기의 윗 상사에게 보여줄 수 있는 지 수정을 해야 하는지, 입장 상 말을 하기 힘든 내용은 없는지 등을 염두 해서 보시겠죠?
3) 보고서 소스 정리, 소스를 가공하라!
▶ 데이터 소스 확보하기
보고서 작성법, 주의사항! 주관적 보고서는 피해야 합니다. 객관성을 유지해야 하는데 그러려면 객관적 자료가 뒷받침 되어야 합니다. 조사는 열심히 했는데 조사 데이터가 문서화 혹은 파일화 되어 있지 않으면 보고서 작성이 매우 힘들어집니다. 일단 자료를 최대한 모아야겠죠?
▶ 주장 및 보고 주제에 맞춰 분류하기
자료가 준비됐다고 끝난 것이 아닙니다. 이제 주제에 맞춰 필요한 자료, 덜 필요한 자료, 각각 타이들에 맞는 자료를 잘 정리해야 합니다. 예를 들어 주변 공장 인력 현황이 주제면 인건비 수준, 인구 수, 주거지역 분포 등이 들어가야지 상가 시설 리스트가 들어가면…. 이렇게 각각 주제별로 필요한 핵심 자료를 잘 다듬는 작업이 동반돼야 합니다. 안 그러면 자료가 너무 많아져서 보고 받는 자로 하여금 피로도를 쌓이게 하고 부정적 시각마저 갖게 만드니까요
▶ 주장에 따른 핵심 데이터 편집하기
자료 정리가 잘 됐다면 마지막 작업으로 여러분이 결론을 내린 주장이나, 의견, 솔루션 등에 대한 뒷받침 근거 핵심 자료를 정리해야 합니다. ~이런 자료의 결과를 바탕으로 ~이런 결론을 도출했다는 명쾌한 해석이 나와야 합니다. 그리고 다 아는 비밀 이지만 통계 및 데이터는 어떤 방향으로 재단하느냐에 따라 뉘앙스가 많이 달라지는 거 아시죠? 필요하다면 약간의 재단도 하시는 게 좋습니다. 어차피 분석 데이터를 바탕으로 결론을 내린 것일 테니까요. 효과적으로 전달하자는 의미입니다.^^
3. 보고서 작성법 핵심, 6 가지 핵심 포인트
보고서 작성법, 6가지 핵심 포인트
① 상사의 입맛에 맞게 결론을 낼 필요는 없지만 상사가 궁금해하는 포인트는 절대 놓치지 마라
② 결론을 먼저 말 하든 끝에 말 하든 확실하게 알게끔 작성하라
③ 조사 자료와 자신의 생각을 절대 합치지 말고 분리해서 보고하라
④ 첫 장에 반드시 할 말을 다 담아라.
⑤ 두리뭉실한 표현은 피하고 확실하게 표현하라
⑥ 짧을수록 좋다. 단 의미와 정보가 축소, 왜곡되도록 줄이면 안 된다.
보고서 작성법 핵심 포인트 첫 번째
“상사의 입맛에 맞게 결론을 낼 필요는 없지만 상사가 궁금해하는 포인트는 절대 놓치지 마라”
보고서를 냈을 때 상사가 보면 충격을 받고 화를 내고 할 만한 결론일 때 그 보고서를 제출하는 게 쉬운 일은 아니란 것, 다 이해합니다. 하지만 자신의 예상안의 보고서를 보고 100점을 주는 상사는 없을 것입니다. 모르는 부분, 자신이 놓치는 부분을 발견하기 위해 보고하라고 하는 것이니까요. 그러나 사실 가장 상사를 실망시키는 것은 상사가 알고 싶은 부분을 정확히 긁어주지 않는 보고서입니다. A지역에서 상품이 왜 안 팔리는지 알기 위해 보고서를 작성하라 했는데 나름 선전하고 있는 상황들을 정리해서 보고하면….다시 하란 소리만 듣겠죠?
보고서 작성법 핵심 포인트 두 번째
“결론을 먼저 말 하든 끝에 말 하든 확실하게 알게끔 작성하라.”
보고서에서 결론을 내는 부분은 앞에도 있을 수 있고 뒤에 올 수도 있습니다. 그것을 획일화해서 꼭 어디에 결론을 쓰라고 하고 싶지는 않습니다. 그러나 중요한 것은 결론에 대한 부분을 정확히 인지 할 수 있도록 구별해서 잘 써줘야 합니다. 상사가 보고서를 보고 “그래서 결론이 뭐야?”라고 말하면 그 보고서는 0점짜리가 됩니다.
보고서 작성법 핵심 포인트 세 번째
“조사 자료와 자신의 생각을 절대 합치지 말고 분리해서 보고하라!”
자료와 의견을 분리하지 않고 표현하게 되면 보고를 받는 사람은 분명 혼돈이 옵니다. 기껏 자료조사를 해놓고 “A지역 판매 저조 현상 이유 1), 2), 3) 이렇게 나열하면 이게 이유를 이렇게 생각한 것인지 이런 상황들이 있는데 이것이 이유라고 생각한 것인지 아리송해지죠. 명확하게 분리해서 잘 표현하는 것 잊지 마세요
보고서 작성법 핵심 포인트 네 번째
“첫 장에 반드시 할 말을 다 담아라.”
보고서는 1장이 될 수도 있고 2장, 3장, 100장도 될 수 있습니다. 하지만 일단 보게 되면 첫 장을 먼저 보게 되지요. 항상 바쁜 결정권자들은 첫 장에서 흥미를 읽게 되면 뒤에 갈수록 시간만 빼앗긴다고 생각하게 되는 경우가 많습니다. 여러분이 보고를 할 때 꼭 이것만은 보고해야 한다! 라고 생각하는 것은 반드시 첫 장에 담아서 보고하시기 바랍니다.
보고서 작성법 핵심 포인트 다섯 번째
“두리뭉실한 표현은 피하고 확실하게 표현하라.”
보고서를 보고서 상사가 만약 “그래서 하자는 거야 말자는 거야?” 이런 말이 나온다면 이건 분명 보고서에서 정확한 표현을 쓰지 않았기 때문입니다. 예를 들어 “A지역 판매 부진으로 인해 프로모션 진행이 필요합니다. 하지만 지역 주민들의 반감도 잘 생각해야 할 문제입니다.” 라고 보고를 하면 보고 받는 사람은 이런 질문을 할 수 밖에 없죠. 한국말은 특히 ‘아’ 다르고 ‘아’가 또 다릅니다~
보고서 작성법 핵심 포인트 여섯 번째
“짧을수록 좋다. 단 의미와 정보가 축소, 왜곡되도록 줄이면 안 된다.”
드라마 ‘미생’에 보면 보고서 작성시에 말을 줄이고 줄이고 또 줄이는 연습을 ‘장그래’ 친구가 트레이닝 하는 장면이 나옵니다. 그렇죠 문장은 짧은 게 좋습니다. 줄이고 줄이고 또 줄여보세요. 단, 그렇다고 의미와 정보의 전달이 약해지는 지경까지 줄이면 안됩니다. 줄여야 된다는 생각까지는 하시기에 열심히들 줄이시는데 오히려 너무 줄여서 보고의 힘이 반감되는 보고서가 더 많습니다. 이 경계를 잘 조율하셔야 합니다. (방법 없어요 이건 연습, 또 연습)
2) 원 페이퍼 작성하기
보고서 작성법, 원페이퍼 작성법
원 페이퍼 작성 습관화가 필요한 이유
앞에서 말한 것처럼 보고서는 꼭 한 장짜리일 이유는 없습니다. 그러나 바빠서 첫 장만 보는 경우, 첫 장만 보고 판단하는 경우, 원래 요약본만 따로 보는 스타일의 사장님 등등 원 페이퍼 보고서는 용도도 많고 가장 많이 보게 되는 부분이기도 합니다. 그러니 보고서를 한 장짜리로 요약해서 작성하고 뒤에 추가 자료를 첨부하는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 그러므로 우리가 배워야 할 보고서 작성법은 보고서의 첫 장 작성법 입니다.
실전! 원페이퍼 보고서 작성법
1) 실전 보고서 작성법: 기승전결? 육하원칙? 과감히 버려라
보통 보고서 작성법에서 소개되는 내용 중에는 5w2h (what, why, who, where, when, how, how much)라는 것에 맞춰 작성하란 소리가 많습니다만 저는 생각이 좀 다릅니다. 저 7가지 항목을 잘 생각하고 소화를 하되, 저것을 다 표현할 필요는 없습니다. 불필요한 것은 과감히 점프하는 것이 오히려 간결하고 핵심적인 보고서를 작성하는데 더 도움이 되는 경우가 많습니다. 하지만 명심하세요 저 것을 고려하고 고려하여 소화하는 선에서 알고 버리는 것과 모르고 버리는 것은 다릅니다.
2) 실전 보고서 작성법: 두괄식으로 하자
두괄식 표현은 결론을 앞에 두는 것을 말합니다. 결론을 뒤에 두는 경우도 물론 있을 수 있습니다. 하지만 꼭!!! 꼭!!! 꼬~~옥!!! 그래야만 하는 보고서가 아니면 앞에 두시기 바랍니다. 누군가 여러분의 보고서를 단 한 줄이라도 읽었다면 분명 맨 처음 첫 줄, 첫 단어이니까요. 기획안이나 제안서, 기술 보고서가 아니고서야 거의 모든 보고서는 짧고 명료하게 쓰여지길 원합니다. 그 말은 달리 말하면 보는 사람이 그렇게 본다는 뜻이기도 합니다.
3) 실전 보고서 작성법: 각 항목별 작성 요령
▶ 제목 작성 요령
이미 타이틀이 정해져 있는 ‘업무보고서’ 같은 것 말고 타이틀을 ~~무슨 보고서라고 해줘야 하는 경우에는 타이틀부터 잘 정해야 합니다. 이때 작성 요령으로는
→ 보고서를 작성하는 목적에 대한 부분을 넣어주시는 것이 좋습니다.
→ 상황 보고인지 의견까지 게재한 것인지 명확하게 뒤에 넣어주시면 좋습니다.
예) 2019년 판매부진 원인 분석과 해결방안 보고서
▶ 본문 첫 단락: 목적 개요란 작성
타이틀을 잘 쓰셨다면 목적과 개요란의 작성이 훨씬 수월해집니다. 보통 보고서의 지정 항목들 (보고자, 보고날짜, 부서, 등등)이 끝나면 본문을 작성하는 빈 공간이 시작되는데 그 첫 줄을 이 목적과 개요를 작성하며 한 줄 혹은 두 줄에서 마무리하심이 좋습니다 (일반적으로요^^)
예) 2019년 판매부진에 대한 조사를 시행, 그 원인을 분석하고 이에 대한 현 시점 개선 가능한 방안 모색, 보고.
이 정도면 great~~ 입니다.
▶ 결론에 대한 핵심 단락 작성
두괄식으로 표현한다는 가정하에 결론에 대한 부분을 보고서의 첫 단락 다음에 바로 작성해주시는 것이 좋습니다. 그런데 이때 바로 ooo를 합시다! 이렇게 써놓는 것은 너무 빠릅니다. 그러니 이 부분을 하나의 묶음 단락으로 보고 그 속에서 결론을 말한다는 생각으로 작성해주시는 게 자연스럽습니다. 이렇게 결론이 나온 핵심적인 이유, 혹은 상황분석에 의한 결론이 이러하기 때문에 이러한 것을 제안 드립니다. 정도가 될 것입니다.
예) 2019년 A지역 판매 하락에 대한 조사 결과, 경쟁사 제품의 값싼 덤핑, 물량 공세로 인한 일시적 저조 현상으로 사료되며 이에 우리 브랜드는 장기전에 무리가 없는 수준에서 프로모션을 진행하여 경쟁사 B의 자산 규모가 작은 약점을 이용, 시장 독점을 목표로 할 것을 보고
▶ 핵심 내용 리스트 작성
보통 결론에 해당하는 내용을 위에서 던지고 나면 그래서 뭘 정확히 어떻게 하자는 거지? 라는 생각으로 아래로 시선이 내려옵니다. 이때는 어떤 액션을 하는 것인지 정확히 써주는 것이 좋습니다. 짧게 리스트 형태로
예제)
1) 1년간 현 제품가에서 5% 특가 세일 진행 (기존 세일 현황 대비 2% 추가 할인 규모)
2) 1년간 1+1 제품 추가 물량 2배 투입 (현 1+1 제품 2만개, 추가 2만개 / 생산원가 2억원 규모)
▶ 근거 자료 압축 보고
자 위에 핵심 내용 리스트까지 썼다면 할말 다 한 거죠^^ 그러나 왜 이렇게 해야 하나 하는 의구심이 드는 게 사람 마음입니다. 그러니 이제 왜 저렇게 생각했는지에 대한 근거 자료를 제시해야겠죠? 근거 자료 원본이야 첨부해서 뒤에 넣으면 되고 첫 페이지에선 그것의 핵심만 넣으시면 됩니다. (아까 재단을 하시란 말도 살짝 했죠? ^^)
예제)
시장 조사 결과 분석 내용
-경쟁업체 B업체 2018년~ 19년 할인 제공 평균 권장가 대비 10% 실시 중
– 설문 조사 결과 B사 제품 구매 이유 중 70%가 낮은 가격
– 설문 조사 결과 B 품질 만족도 80%가 불만족
– 설문 조사 결과 B사 대비 우리브랜드 선호도 80% 이상 압도적
분석 결과 : B사 제품 가격 대비 5% 상향 가격 형성을 통해 시장 점유율 50% 회복 가능 예상
▶ 백업 첨부 자료 작성
첫 페이지 작성이 무사히 끝났다면 뒤에 자료를 첨부하시면 되는데 여기서 한가지 팁을 드리자면 뒤에 무슨 자료가 있는지 간단하게 요약해서 페이지에 표현해 주시는 것이 좋습니다.
예제) 첨부 자료 : 1p (소비자 만족도 조사 데이터) 2P(경쟁사 판매 현황) 3p~6P(A지역 전체 시장 조사 자료)
<위의 작성한 내용을 바탕으로 작성된 원페이퍼 보고서) 자 이렇게 하나씩 따져본 보고서를 실제로 작성한 첫 페이지를 보면 이런 식이 될 겁니다. 물론 보고서 양식마다 보고서 작성법이 다를 것이며 보고서 양식 이외에 사안의 중요성, 보고의 특성에 따라 보고서는 정답이 없습니다만 일반적인 사항에서의 대략의 예제를 보여드리는 것입니다. 4. 보고서 작성법 핵심, 사후 체크하기 기획서 작성법, 보고 이후 행동 요령 보고서 작성법에 맞춰 잘 작성하여 보고하셨다면 이제 사후 체크를 하셔야 합니다. 윗 상사가 보고하기에 모자란 점은 없는지 추가 요청 자료가 있는지, 발표 자료를 준비해야 할 수도 있는지 등등 말이죠. 이것은 후속 조치의 준비 문제이기도 하고 태도의 문제이기도 합니다. 보고는 보통 한방에 다 해결되는 경우는 없습니다. 그것에 대한 피드백이 있기 마련이고 추가적인 요청이 있기 마련이고 그것에 대해 미리 준비하고 대응했을 때 여러분의 보고는 잘 끝을 맺을 수 있는 것입니다. 또, 그런 여러분의 태도는 보고를 받는 이가 윗 상사에게 보고하기에 안정감을 제공하고 그것은 곧 여러분에 대한 평가가 좋을 수 밖에 없는 이유이기도 합니다. 처음 이 글을 시작했을 때 제가 말 했던 것 기억하시나요? 보고서는 도구입니다. 작성에 집중하시면서 꼭 동시에 다른 것도 잘 챙기시기 바랍니다. 그럼 이만 초시대 노하우 백서! 보고서 작성법 노하우 공유 마칩니다. [초시대 노하우 백서 – 문서작성 노하우 보고서편 끝] 보고서 작성법 총정리
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다음은 Bing에서 업무 보고서 예시 주제에 대한 검색 결과입니다. 필요한 경우 더 읽을 수 있습니다.
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사람들이 주제에 대해 자주 검색하는 키워드 [엑셀2010] 양식만들기008. 업무보고서 -박효영
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