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어지러운 파일과 폴더!
저와함께 깔끔하게 싹~정리해요 🙂
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일 잘하는 직장인들만 안다는 업무파일 정리 노하우 – 테크플러스
나중에 정리해야지, 하다 보면 마구잡이로 섞여 있는 파일들을 어떻게 분류해야 할지 막막하기 마련. 아무 생각 없이 파일을 삭제했다가 휴지통을 뒤적여 …
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Date Published: 2/8/2021
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효과적인 컴퓨터 파일 정리법 12가지 – Just My Log
오늘은 컴퓨터 파일의 정리/활용과 관련해서 필자가 애용하고 있는 방법에 대해 정리해 보겠다. 효과적인 파일 정리팁. 01_공과 사를 구분하자. 컴퓨터를 …
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Date Published: 5/13/2021
View: 2261
폴더정리 팁_ 파일 정리 간단하게 할 순 없을까? – 자취살림
폴더들을 보면 같은 파일들이 여기에도 있고 저기에도 있고 문서를 저장해야 … 모아 파일 정리를 간단하게 할 수 있는 방법을 정리해보려구요!
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Date Published: 10/2/2021
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폴더를 효율적으로 정리하는 방법 – 대한민국 가이드북
바탕화면 정리하기; 폴더 규칙 정하기; 폴더 분류하기; 폴더 파일명 정하기; 폴더 날짜 적기; 폴더 넘버링하는 법; 폴더 최종 파일에 대하여 …
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Date Published: 9/5/2021
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컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우 – 일머리학교
컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우. 일의정석 2021. 12. 8. 07:53. 안녕하세요 일머리학교입니다. 여러분의 컴퓨터 바탕화면은 안녕하신가요? 컴퓨터문서정리, 폴더정리 …
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폴더정리 방법 | 파일분류 | 네이밍규칙 | 버전관리
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17화 일 걱정을 반으로 줄이는 파일 정리 – 브런치
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파일 정리가 업무 속도를 바꾼다! – 얼루어 코리아 (Allure Korea)
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효과적인 사내 정보 아카이브/정리 방법 – 오픈애즈
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주제에 대한 기사 평가 파일 정리 노하우
- Author: 콘텐츠위드
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- Date Published: 2021. 6. 13.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=2upNG4aJKkg
일 잘하는 직장인들만 안다는 업무파일 정리 노하우
업무 폴더 안은 [연도별] → [프로젝트명 / 업무내용] → [진행과정] 등으로 분류해보자. 업무마다 공통적으로 사용하는 특정 문서양식이 있다면 연도별 폴더와 함께 [기타] 폴더를 만들어 상위에서 볼 수 있도록 하자.
진행과정은 [1. 조사], [2. 진행 중], [3. 완료], [4. 기타] 등으로 폴더를 구분해두면 단계별로 파일을 옮겨두며 업무를 진행하기 수월하다. 폴더명 앞에 숫자를 매기면 중요도나 일의 순서대로 폴더를 정렬하기에 편하다. 특정 폴더에 넣어두기 애매한 파일은 ‘기타’와 같은 번외 폴더를 만들어 관리하면 편하다.
이렇게 폴더를 체계적으로 구분지어 두면 차후 이전자료가 필요할 때에 훨씬 쉽게 찾을 수 있다. 단, 폴더를 너무 세분화하면 오히려 역효과를 낳을 수 있다. 가령 참고자료, 조사자료 등으로 폴더를 구분해두었다면 똑같은 자료를 두 폴더에 모두 저장하거나 비슷한 성격의 파일을 하나는 참고, 하나는 조사로 분류할 수 있다는 것. 폴더를 너무 많이 만들기보단 최대 5개 내외 수준으로 관리하는 것이 좋다.
효과적인 컴퓨터 파일 정리법 12가지
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컴퓨터 파일 정리, 왜 필요할까?
내가 좋아하는 영드 ‘셜록’에 보면 셜록이 자신의 머릿속에서 정보를 꺼내 추리하는 장면이 나온다. 이는 ‘마인드팰리스’라는 기억법인데 마음속 궁전을 짓고 그 안에 기억하고 싶은 정보들을 보관해두었다 필요할 때 이를 검색해 인출하는 는 방법으로 영화처럼은 아니지만 실제로 활용이 되고 있는 기억법이란다.
데이터의 적시적소에 활용하기 위해서는 사용 이전에 제대로된 기억(저장)이 반드시 필요하다. 이처럼 우리의 뇌조차도 정보들을 제대로 활용하기 위해서는 일정한 맥락을 가지고 정리해두는 것이 필요한데, 우리가 늘상 사용하는 PC의 자료 역시 아무리 많은 데이터를 가지고 있어도 맥락(context)을 가지고 정리해두지 않았다면 필요한 때에 적절하게 활용하기 어렵다. 오늘은 컴퓨터 파일의 정리/활용과 관련해서 필자가 애용하고 있는 방법에 대해 정리해 보겠다.
효과적인 파일 정리팁
01_공과 사를 구분하자
컴퓨터를 사용하다보면 파일의 개인과 공용의 경계가 애매해지게 되는데 이를 방지하려면 애초에 폴더를 구분해 놓는 것이 좋다. 특히 요즘처럼 재택근무와 클라우드 서비스가 보편화된 상황에서 이런 폴더 구분은 파일을 공유하거나 백업할 때 도움이 된다. 필자의 경우 개인용, 업무용, 기타(+휴지통)으로 구분해 관리를 하고 있다.
구분하자 공과사 (순전히 짤 때문에 가져온 그림, 읽어보진 않음요. -,.-)
02_파일명/폴더명에 목숨걸자
제대로된 타이틀의 중요성은 회사에서 보고서 좀 써본 사람이라면 격하게 공감하는 대목일 것이다. 대충 이름을 만들어 놓으면 나중에 유관된 파일을 골라내거나 이용할 때 여러 번 검색을 해야하는 불편함을 겪게 된다. 그래서 사전에 파일명을 신경써서 만들어 놓으면 나중에 여러모로 도움이 된다. 아래는 필자가 파일명을 만들 때 사용하는 룰이다.
예: 20XX년 사업계획 발표본 V1.5 (매출변경내용 반영본)_20201222
– 생성날짜 8자리(년도월일)는 파일명의 제일 뒤에
(굳이 파일명 앞에 날짜를 쓰지 않아도 나중에 작성/수정날짜등의 옵션으로 정렬 가능)
– 파일명 작성시 작성 버전을 표기할 것
(작성버전은 메이저/마이너 업데이트를 고려해 소수점 형태로 표기)
– 중복되는 단어가 있다면 파일명의 제일 앞에
(보고서, 기안서 등 중복되는 단어들로 그룹핑 해두면 복잡한 검색 없이도 찾을 수 있음)
– 파일 형태별 나름의 루틴을 만드는 것도 방법
(사진은 날짜/시간으로, 업무폴더는 이슈별로 정리하는 등 파일/폴더 특성에 따라 표기기준을 달리함)
03_정렬을 하려면 폴더에 숫자를 붙여보는 것도 좋다
검색기능이 있기는 하지만 대부분의 경우 만들어 둔 폴더를 타고 들어가 파일을 생성/사용하는 경우가 많다. 이를 위해 폴더구성도 나름 체계를 만들어 두면 좋은데 이럴 때 활용할 수 있는 방법이 폴더명에 숫자를 붙이는 방법이다. 필자의 경우 관리기준이 되는 폴더명의 제일 앞에는 2자리 숫자(앞자리는 대분류, 뒷자리는 소분류로 활용 가능)와 함께 언더바( _ )를 붙여 구분을 해두었는데, 이렇게 하면 폴더구조를 원하는 대로 구성 가능하다.
폴더명 앞에 숫자를 붙여 정렬순서를 바꾸자
04_애매하면 날짜로 묶자
매일 매일 태스크별로 일을 하는 경우 발생되는 여러 파일을 정리해 두고 싶은 욕심이 생긴다면 날짜별로 폴더를 만들고 관리할 것을 권한다. 생성일 또는 기한일을 포함해 폴더를 만들고 그 안에 관련된 파일이나 폴더를 넣어두고 끝나고 나면 과감하게 백업을 해두는 것이다. 태스크별로 폴더를 만들어서 할 일을 정리하는 의미도 있고 나름 깔끔하게 필요한 파일을 모아둘 수 있다.
날짜순으로 폴더를 만들면 정렬도 쉽고, 끝난 파일은 앞에 별도의 표시를 해두면 분류도 쉽다
05_지속적으로 유지관리하자
아무리 좋은 파일관리체계를 만들어도 영원할 순 없다. 지속적인 유지관리가 필요하단 말이다. 기존 관리체계의 개선점을 지속적으로 반영해서 나만의 노하우를 만들어야 한다. 또한, 보유한 파일이라도 그 내용 그대로 보관하지 말고 정기적으로 현황을 파악하고 필요하면 기존의 파일들을 수정/통합/삭제하는 작업을 해주면 좋다. 결국 정보란 가공되면 될수록 그 가치가 높아지는 법이다.
파일/폴더 정리는 평생의 과제 ㅡ,.ㅡ
06_정기적인 백업을 생활화하자
파일을 한 곳에 모아둠으로써 관리 효율이 높아지기도 하지만 동시에 하드웨어 고장 등으로 인해 발생할 수 있는 데이터 유실의 위험도 높아지게 된다. 이를 미연에 방지하려면 백업을 생활화 해야 한다. 클라우드를 이용하는 경우 이런 문제로부터 비교적 자유로울 수 있지만 비용대비 용량의 제약을 받게 된다. 그외의 경우(NAS를 이용하거나 외장하드를 이용하는 경우)라면 유사시 데이터 손실에 대해 나름의 백업플랜을 마련해 두어야 한다.
백업을 제대로 안해두면 이렇게 될 수도 있다 ㅡ,.ㅡ
백업 시 보통은 사용빈도가 적은 파일들도 같이 지우는데 필자의 경우 매년 사용하는 파일을 년도별 폴더를 만들어 모두 복사(백업)하고 원본에서는 필요없는 파일을 삭제하는 방식으로 관리하고 있는데, 이렇게 하면 정기적인 백업과 사용빈도가 적은 파일/폴더를 동시에 정리할 수 있다.
07_파일을 저장하기 전에 검색하는 것을 생활화하자
위의 내용대로 파일 관리체계를 잘 정립해 두었다면 이제 적극적인 활용을 해야 한다. 컴퓨터에 저장한 파일의 수가 어느정도를 넘으면 기억력으로 커버되지 않아 같은 내용의 파일을 다시 다운로드 받거나 만들게 되는 경우가 많아지게 된다. 그러므로 파일 생성이나 다운로드를 하기 전에 내가 가지고 있는지 여부를 미리 검색해보는 습관을 들이자.
파일 정리를 제때 안하면 이런 상황을 자주 겪는다
08_사진파일은 날짜/시간으로 네이밍하자
요즘에는 사진파일이 많은데 카메라마다 파일 네이밍 방식이 달라 관리가 번거롭다. 이 경우 대부분 카메라에서 제공하는 생성일/시간을 이용한 저장옵션을 선택하고 컴퓨터로 백업하면 백업시 파일이름의 중복도 막을 수 있고 나중에 정리할 때도 편하다. (폴더이름은 ‘날짜_간략한 제목’의 형태로 관리할 것을 권함)
어떤 사진을 남겨야할지 모른다면 모두 남겨버렷!
09_휴지통 폴더를 만들자
(윈도우즈 기준) 시스템에서는 휴지통 폴더를 별도로 제공하고 있지만 버리기 전 내용을 확인해보거나 폴더별로 분리가 안되었는 등 관리가 다소 번거로운 면이 있다. 만약 삭제하기도 보관하기도 애매한 파일들이 발생한다면 휴지통 폴더를 만들어 여기에 담아둔 후 1~6개월을 지내보자, 만약 그동안 한번도 사용을 안했다면 이후로도 사용할 확률이 적으므로 그 때가서 삭제하면 된다.
그렇다고 굳이 이정도의 퀄리티일 필요는 없다
10_폴더의 깊이와 넓이를 제한하자
폴더의 깊이란 폴더가 몇레벨로 구성되어있는가를, 폴더의 넓이란 하나의 폴더에 같은 레벨의 폴더가 몇개 있나를 의미한다. 시스템에서는 특별히 이에 대한 제한이 없지만, 가능한 제한을 둘 것을 권한다. 필자의 경험상 폴더의 넓이는 보통 10개 좌우, 깊이는 최고 3단계 이하로 구성했을 때 열람과 검색이 쉬웠다. (결국 시스템의 구성도 내 머리가 커버할 수 있는 규모가 되어야 하기 때문이다.)
제약조건이 심할수록 더 창의성이 발휘될 수 있다.
11_바탕화면은 최대한 깔끔하게
윈도우즈 바탕화면은 영어로 Desktop, 즉 ‘책상’이란 의미이다. 빈틈없이 빼곡한 책상과 잘 치워져있는 깔끔한 책상. 어떤 것이 더 일할 맛이 날까? (물론 천재일수록 악필이고 정리를 드럽게 안한다고 하기도 하던데..)
인간적으로 이렇게까진 가지 맙시다 우리..
12_좋은 파일관리툴은 생산성을 배가시킨다
파일 관리의 효율성을 높이려면 윈도우즈의 기본 파일관리창외에 별도의 프로그램을 사용하는 것도 좋다. 토탈커맨더나, Q-dir을 사용하는데 이 둘은 한 번에 관리창을 2~4개까지 사용 가능하고 추가로 파일의 정리 효율을 높일 수 있는 기능을 제공하고 있으므로 사용해 볼 것을 권한다. (써본 사람은 안다. ㅡ,.ㅡ+)
이게 토탈 커맨더 그리고 이게 Q-dir
결론
결국 PC 파일정리의 목적은 그 사용의 효율을 높이는 것이다. 집안정리를 할 때 동선을 고려하고 사용빈도나 효율을 고려하는 것처럼 내 PC의 파일도 빠르고 쉽게 사용할 수 있는 관점에서 파일정리를 고민해본다면 나만의 신박한 파일관리비법을 만들 수 있지 않을까 생각한다.
관련링크
– 파일관리툴_토탈커맨더 소개글 (링크)
– 파일관리툴_Q-dir 활용법 (링크)
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폴더정리 팁_ 파일 정리 간단하게 할 순 없을까?
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폴더정리 팁에는 어떤 게 있을까? 파일정리 간단하게 할 순 없을까??
폴더정리 팁 : 파일정리 간단하게 하는 방법
여러분들 그런 경험 한번씩 있지 않나요?
폴더들을 보면 같은 파일들이 여기에도 있고 저기에도 있고
문서를 저장해야 하는데 어떤 폴더에 넣어야 할지
찾고 있는 문서가 있는데
헐,,,??? 이 많은 폴더 속에 어디서 찾아야 할지
웃픈일이면서도 급할땐 으아악 하는
파일을 수정에 수정에 수정을 하다보니
어떤 파일이 최종본이 였는지 알 수 없었던 적
한번쯤은 있지 않나요??ㅋㅋ 저는…
하루에도 다섯번은 난리를 치는 것 같아요
그래서 도저히 이대로는 안되겠다 싶어서
일하기도 모자란 시간 폴더 정리하다가 시간에 쫓겨서
될 일도 못하게 될 때가 생각보다 많이 일어나더라구요
그래서 오늘 한번 폴더정리 팁들을 긁어 긁어 긁어
모아 파일 정리를 간단하게 할 수 있는 방법을 정리해보려구요!
폴더정리팁 다들 필요 하시지 않은가요?!
폴더정리 팁 첫번째
01. 폴더정리는 업무별로 분류해 주세요.
회사에 따라 혹은 본인의 파트에 따라 효율적인 분류체계가 달라지기 때문에 꼭 스스로 본인의 주 업무는 어떤 것인지? 내 업무의 싸이클은 어떻게 돌아가는지에 대해서 생각해 보고 분류를 시작해 주세요. (예를 들어 업무별, 분기별로 나누거나 프로젝트를 시행할 경우에는 프로젝프별로 파일을 나누어 주는 게 좋아요.
개인적으로 저한테 많이 도움이 되었던 방법은 “서로 중복 없이 전체에서 누락없이” 라는 문구였어요. 문구만 잘 생각해 줘도 똑같은 파일이 중복으로 여기저기서 볼 수 있는 일들을 확실하게 줄여줘요!
업무관련폴더와 비업무관련 폴더를 나누어 주고 그 안에 세부사항을 가지치키로 나누어 주세요.
최대한 단순화 시키는데 집중해 주세요. 자꾸 세분화 시키면 시킬 수록 파일을 찾을 때마다 클릭이 늘어나고, 저장할 때 마다 클릭이 늘어나 업무효율은 더 떨어지게 되어있어요. 최대한 단순화 시켜주세요!
폴더정리 팁 두번째
02. 폴더별 관리 규칙
넘버링은 알파벳보다는 숫자로 해주는게 좋아요. 예를 들어 a,b,c 보다는 001,002,003이 좋아요
큰 것에서부터 작은 것 순으로 폴더를 나누어주세요
주기적인 싸이클이 돌아가는 문서는 기간별로 정리해 주세요
자주 쓰는 폴더는 상단으로 배치해 주면 효율이 올라가요.
폴더정리 팁 세번째
03. 파일명 구분하기
날짜 우선 시 : 날짜_업무_제목 ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인 )
잦은 수정이 필요할 시 : 날짜_업무_제목_버전 ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인_v1.0 )
최종파일에는 꼭 최종표시를 해주세요. ( 예 : 200306_도산테크_가이드라인_f )
띄어쓰기 보다는 언더바(_)를 사용하는 게 좋아요. 띄어쓰기를 사용하면 파일 업로드 또는 첨부시 오류가 생기는 일들이 있어요.
여러 사람들과 협업 시 : 원본 파일의 이름은 절대 꼭 원폰 파일명칭을 지켜주세요. 파일명의 일관성을 유지시켜주는 건 중요해요.
폴더정리 팁 네번째
04. 최종파일 정리
진행중인 프로젝트는 앞서 말했듯이 v1.0 이런식으로 넘버링 을 해줘요
을 해줘요 최종인 줄 알았는 때 계속 해서 수정하게 될 때에는 f1, f2, f3… 이렇게 정리 해주니까 꽤나 편하더라구요
해주니까 꽤나 편하더라구요 그리고 정말 완전히 최종으로 결재가 되면 ff로 구분 지으니까 개인적으로는 훨씬 편하더라구요
지으니까 개인적으로는 훨씬 편하더라구요 최종파일 나오고 파일의 정리가 필요할 때에는 사람일이 또 어떻게 될지 모르잖아요. 윈도우 휴지통 말고 휴지통 폴더를 하나 더 만들어 줘서 따로 모아놨다가. 때 되면 한번씩 정리해 주는 식으로 폴더정리를 해요. 시프트 딜리트 눌렀다가… 낭패를 본적이 많기에… 조심해서 나쁠건 없다는 거.
폴더정리 팁을 알려 드렸지만
역시 제일 먼저 중요한 건
귀찮을지는 몰라도
내 업무 특성에 맞춰서 폴더정리를 해주어야
효율이 올라간다는 점!
내 업무의 특성이 파트별로 구분하는게 좋은지
날짜별로 구분하는 게 좋은지
제일 먼저 특성을 파악하고 구분을 해야해요!
05. 참고하면 완전 좋은 유튭 영상!
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폴더를 효율적으로 정리하는 방법
목차
우리가 왜 폴더를 정리해야 하는가? 바탕화면 정리하기 폴더 규칙 정하기 폴더 분류하기 폴더 파일명 정하기 폴더 날짜 적기 폴더 넘버링하는 법 폴더 최종 파일에 대하여 기타 폴더에 잡다한 것들 넣기 “휴지통으로 된 폴더명” 만들기 백업하거나, 클라우드 활용 마무리
1. 우리가 왜 폴더를 정리해야 하는가?
정리도 습관입니다 본인의 선택에 따라 달렸습니다.
당장 편하지만 나중에 찾기 힘들 것인가,
당장 귀찮지만 나중에 편할 것인가
내 방 아님
단순화하는 게 목적이며 꼭 하라는 말이 아니라 본인이 편하면 그 상태를 유지해도 상관없으며, 지금 폴더 검색이나 현재 정리 방법이 불편하니 이 글을 검색했다고 생각하고, 글을 봐주시면 됩니다.
일단 원인은 간단합니다 폴더들이 점점 많아지고 복잡해지는데, 자신의 엉망진창 폴더 정리법 때문이죠, 당장은 편하지만 5분씩 검색하며 폴더를 찾아갈 것인가… 당장은 귀찮지만 5초씩 폴더 네이밍을 할 것인가…
결국 당장은 편해도 미래의 자신에게 일거리를 위임하는 것이므로 당장은 귀찮아도 폴더 정리법을 알아갔으면 하고, 정리도 하나의 습관이기 때문에 사소한 것 하나부터 고쳐가면서 좋은 습관으로 바꿔봅시다.
정리도 습관입니다. 본인의 선택에 따라 달렸습니다.
2. 바탕화면 정리하기
바탕화면은 깔끔해야 합니다.
바탕화면에는 최상위 폴더나 중요한 폴더 혹은 기본 폴더만 배치하는 것이 가장 좋습니다
일을 하기 싫어질 확률이 높습니다
바탕화면에 폴더가 많으면 업무 효율이 떨어집니다.
메일을 작성할 때 다른 파일을 보낼 가능성이 있습니다.
바탕화면은 깔끔해야 합니다.
바탕화면에는 최상위 폴더나 중요한 폴더 혹은 기본 폴더만 배치하는 것이 가장 좋습니다
왜냐하면, 일을 효율적으로 하기 위한 기초라고 생각하고, 정리를 잘해두어야 합니다. 컴퓨터를 켜자마자 바탕화면에 가득한 파일들을 보면 사기가 떨어지고 일의 효율도 떨어집니다.
쉽게 생각하자면, 집에 들어왔을 때 방이 어지럽혀져 있고, 너저분하면 치우기도 전에 많은 생각들을 하고 몸이 쳐지는 것이랑 비슷하다고 생각합니다.
갑자기 급한 일이 생겨 바탕화면에 파일을 많이 두게 된다면 어디에 뭐가 있는지도 모르고 메일을 작성할 때 잘못된 파일을 보낼 확률이 높습니다.
자주 사용하는 프로그램이나 폴더는 하단의 작업표시줄에 고정해놓고 사용하는 것을 추천드립니다
3. 폴더 규칙 정하기
규칙을 항상 정하고 시작합시다. 효율이 올라가기 때문입니다.
업무 외 개인, 공통 등으로 먼저 분류하기
업무별로 구분하기
일정한 주기로 구분하기
혼자 하는 게 아닌 타 부서, 타인과 협업하는 것인지 확인하기
규칙을 항상 정하고 시작합시다. 효율이 올라가기 때문입니다.
-업무 외 개인, 공통 등으로 먼저 분류하기
업무 관련 폴더와 비업무 관련 폴더를 나누어 주고,
그 안에 세부사항을 가지치기로 나누어 주세요.
최대한 단순화시키는데 집중해 주세요.
세분화시키면 시킬수록 파일을 찾을 때마다 클릭이 늘어나고,
저장할 때마다 클릭이 늘어나 업무효율은 더 떨어지게 되어있습니다.
-업무별로 구분하기
업무가 크게 몇 가지로 나뉘는지, 단계는 어떤지 파악해줍니다.
큰 것에서부터 작은 것 순으로 폴더를 나누어 줍니다.
주기적인 사이클이 돌아가는 문서는 기간별로 정리해 줍니다.
자주 쓰는 폴더는 상단으로 배치해 효율적으로 관리가 가능합니다.
-일정한 주기로 구분하기
혹은 매달, 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 있는가
일간, 주간, 월간, 분기, 반기 등 일정 기간을 두고 하는 일
날짜를 먼저 적고 폴더명 쓰기 (20220504_소방점검)
-혼자 하는 게 아닌 타 부서, 타인과 협업하는 것인지 확인하기
다른 사람과 같이 쓰게 된다면 보통 회사 내규
파일명을 따라가는데 정해져 있지 않다면,
서로 정하고 업무를 시작하는 게 효율적입니다.
결국 의논해서 파일명에대해 말이 나올 거기 때문입니다.
원본 파일의 이름은 꼭 원본 파일 명칭을 지킵시다.
파일명의 일관성을 유지시켜주는 건 중요합니다.
무조건 따라 하지 말고, 상황에 맞게 사용하면 됩니다
요청사항 – 직결로 받은 업무 관련 문서 (전 직원 경력 리스트업, 직원 연말정산 서류 취합 본 등) 예시)
메인 – 가장 많이 하고 규모가 큰 업무
메인 2 – 다음 규모로 작은 업무
공통 – 회사소개서, IR자료, 성과/목표, 로고/폰트, 보도자료, 사업자등록증/통장사본, 양식
인사 관련 – 휴가신청서, 재직증명서, 사직서 등
요청사항 – 직결로 받은 업무 관련 문서 (전 직원 경력 리스트업, 직원 연말정산 서류 취합 본 등)
개인 – 사직서, 개인정보, 등등
4. 폴더 분류하기
단순하며 겹치지 않게
스스로 본인 업무 파악하기
반복적인 일은 일간, 주간, 월간
반복적이지 않은 일은 소/중/대 등
크게 문제없다면 빈도순으로
단순하며 겹치지 않게
개인 컴퓨터를 많이 사용하거나, 회사생활에서 경력이 쌓여갈수록 업무가 많아지고 관리해야 하는 폴더도 점점 늘어나게 됩니다. 자료가 작을 때는 한눈에 보이고 통제가 가능했지만, 20개 30개가 넘어간 뒤로 어디에 어떤 파일이 있는지 모르기 때문에 분류는 필수입니다.
회사에 따라 혹은 본인의 파트에 따라 효율적인 분류체계가 달라지기 때문에 꼭 스스로 본인의 업무가 어떤 것인지 파악해야 합니다. 주기가 어떻게 돌아가는지에 대해서 생각해 보고 분류를 시작해 주세요.
반복적인 일은 일간, 주간, 월간, 분기, 반기, 연간으로 나누거나, 프로젝트처럼 일회성이나 2~3회 하고 끝나는 것들은 프로젝트별로 파일을 나눠 줍니다.
반복적이지 않은 일은 업무 중요도나, 범위에 따라 소/중/대 단위로 구분하기도 합니다. 또한 어떤 프로젝트를 할 경우 폴더를 따로 생성하여 한눈에 보기 좋게 하면 좋습니다.
정리를 잘 못한다면 그냥 빈도순으로 분류해도 크게 상관은 없습니다. 하지만, 어떠한 방법을 선택했다면 하위 폴더도 같은 방식으로 통일하는 게 좋습니다.
사진은 날짜나 시간으로 나누고 업무폴더는 이슈별로 정리하는 등 파일, 폴더 특성에 따라 표기기준을 달리해도 무관하니 단순하고 보기 편하게 구축하면 됩니다.
5. 폴더 파일명 정하기 (네이밍 하기)
파일명을 만들 때 작업의 풀네임이 담긴 이름의 일관된 규칙을 정합니다.
규칙 없이 단축어, 별명 등을 사용하면 관리하기 어렵습니다.
언더바를 사용하며 띄어쓰기는 되도록 하지 않습니다.
날짜 우선 예시) (20220505_대한민국가이드북_최종)
업무 우선 예시) (QA_품질향상_220505_홍길동)
협업 시 규정을 따르되 없으면 공통단어를 앞에 두기
어떻게 이 파일을 검색할 것인가 생각해봅시다.
각 파일별 영어로 이니셜 기입하기
파일명을 만들 때 작업의 풀네임이 담긴 이름의 일관된 규칙을 정합니다.
날짜, 프로젝트명, 작업 내용 종류 등을 조합합니다.
규칙 없이 단축어, 별명 등을 사용해 만들면 관리하기 어렵습니다.
-언더바 사용
언더바 ( _ ) 나 하이픈 ( – )을 활용하여 공백 없이 파일명을 작성하면 구분하기 편합니다. 띄어쓰기를 하여 공백을 되도록 만들지 않는 것을 추천드립니다. 검색하기도 어렵고 파일명이 길어지면 폴더 정렬에도 순서가 꼬여서 나중에 볼 때 헷갈립니다.
일간, 주간 등 날짜 우선 예시) (20220101_대한민국가이드북_최종) / (20220101_글쓰기 귀찮다_v1)
업무 구분 우선 예시) (업무 구분_프로젝트명_문서명_버전_날짜_작성자) (QA_품질향상_My page_v1.5_220506_홍길동)
협업에서는 가장 많이 쓰이는 단어를 앞에 두는 게 좋습니다.
-네이밍에 신경 쓰기
파일명의 중요성은 어디에서나 중요합니다.
대충 이름을 만들어 놓으면 나중에 비슷한 파일을 찾거나 이용할 때 여러 번 검색을 해서 불편합니다.
그래서 사전에 파일명을 신경 써서 만들어 놓으면 나중에 찾기도 쉽습니다.
예: 2022년 생산관리보고서 v3.2 (생산량 반영본)_20220505
-미래의 자신이 어떻게 이 파일을 검색할 것인가를 생각해보기
분명 시간이 지나면 머리에서 잊히기 마련입니다. 과연 해당 파일을 어떻게 검색할 것인가 간단한 키워드는 무엇인가를 고민해보고 네이밍 하는 것을 추천드립니다.
-각 파일 별 이니셜 기입하기
보통 파일을 저장할때 뒤에 영어로 몇글자가 같이 저장되는데,
한글( .hwp ), 메모장( .txt ), 엑셀( .xlsx ) 등 파일 끝에
(20220505_대한민국_가이드북.hwp)이렇게 영어로 같이 네이밍을 하면 파일 검색시 더 편하게 찾을 수 있습니니다.
6. 폴더 날짜 적기
주기적으로 하는 업무에서 날짜는 필수입니다.
기간 우선시 날짜 넘버링 하기
일간, 주간, 월간, 분기, 반기, 연간 구분
(년도.월.일) = (2022.05.03) = (20220503) = (220503)
1이 아니라 01로 해서 공백을 만들지 말 것
업무명이 더 중요하면 날짜는 맨 뒤로
주기적으로 하는 업무에서 날짜는 필수입니다.
기간을 중요하게 생각되는 파일은 날짜 넘버링을 해줍니다
주기적으로 하는 업무는 꼭 날짜를 기준으로 하며, 보통 일간, 주간, 월간, 분기, 반기, 연간으로 구분해서 네이밍을 합니다.
날짜도 이상하게 기록하면 나중에 찾기 힘들기 때문에 밑의 글을 참고하여 작성하면 됩니다.
기간을 중요하게 생각한다면 (년도.월.일) = (2022.05.03) = (20220503)처럼 날짜 넘버링을 해줍니다
(잘못된 예시) 2022년 1월 1일 = ( 2022.1.1) = (202211)
(올바른 예시) 2022년 1월 1일 = (2022.01.01) = (20220101)
이렇게 자리가 비어도 0을 넣어 기입해야 합니다
그리고 숫자는 꼭 자릿수가 중간에 비는 것을 ” 0 “을 넣어 표기해주세요
파일명 예시) 날짜_업무_제목 ( 20220503_대한민국_가이드북 )
다른 예시 ) ( 220503_대한민국_ 가이드북 )
만약 날짜를 뒤로 미룬다면 생성 날짜 년, 월, 일 8자리는 파일명 제일 뒤에 배치합니다.
굳이 파일명 앞에 날짜를 쓰지 않아도 나중에 작성/수정 날짜 등의 옵션으로 정렬 가능하니 참고해주세요
7. 폴더 넘버링하는 법
넘버링은 폴더 정리의 꽃
영어보다는 01, 02, 처럼 숫자로
숫자에서는 공백이 생기지 않도록 “0”을 입력
★ ● ◆ 특수문자를 사용하면 상단으로!
넘버링은 폴더 정리의 꽃
-폴더 앞에 숫자 적기
보통은 폴더에 한글이나 영어로만 네이밍을 하는데, a, b, c 보다는 01,02,03처럼 숫자로 하는 것이 좋습니다.
폴더가 점점 많아지다 보면 어떤 폴더가 어디에 있는지 어떤 순서에 있는지 헷갈릴 때가 많습니다.
그리고 숫자는 꼭 자릿수가 중간에 비는 것을 ” 0 “을 넣어 표기해주세요
한자리 숫자 01 02에도 ” 0 “을 넣으면 보기 편합니다.
예시)
09. 대한민국
10. 가이드북
11. 티스토리
12. 블로그
-특수문자 활용
숫자 표기로 해도 좋지만 자주 쓰이는 폴더 앞에 ★ ● ◆ 등 특수 문자를 사용하면 상단으로 배치되며 보기도 편하니 참고하시면 됩니다. [ 제외 특수문자 , \ / : * ? ” < > | ]
예시)
★ 20220101 대한민국
● 20220102 가이드북
◆20220501 블로그
8. 폴더 최종 파일에 대하여
진짜 진짜 마지막 최종은 없다. 진행 중인 업무는 알아보기 쉽게 구분할 것
계속 수정할 파일이면 f1, f2 f3… / v1, v2, v3.. 을 사용
버전의 일의 자리는 큰 업데이트나 수정 혹은 완성
버전의 소수점 자리는 작은 업데이트나 수정
수정했던 파일은 “f ing”라는 폴더에 다 넣기
완성된 파일은 vv, vf, gg, ff, f0라는 이름으로 변경
진짜 진짜 마지막 최종은 없다. 진행 중인 업무는 알아보기 쉽게 구분할 것
찐막 / 찐찐막/ 최종의 최종 / 진짜최종 / 이런 식으로 하면 5개 이상 쌓였을 때 뭐가 뭔지 하나도 모르기 때문에 결국 파일 하나씩 다 열어보면서 어떤 게 최종인지 다시 다 확인하는 일이 생기 때문에
잦은 수정 시 버전 표기 [ f보다는 v 추천! ]
수정 빈도가 높은 파일 : 업무가 끝나지 않고 계속 수정해야 할 상황이 생기면, f1, f2, f3…처럼 하면 편합니다.
보통 약자로 version(버전)의 약자인 ” v ” 와 숫자로 넘버링을 해줍니다. v1, v2, v3.5…
( 220503_대한빈국_가이드북_v1.3 ) (날짜_업무명_제목_버전)
버전은 큰 업데이트나 최종 확정은 수정은 일의 자리 수정 (v1.0 > v2.0)
작은 업데이트나 수정은 소수점 자리 수정 (v0.1 > v0.2)
이렇게 중간과정에 f1 f2 f3이 생기는 중간과정의 파일을 다 모아서 나중에 “f ing” (작업 중)라는 폴더를 하나 만들어 전부다 f ing라는 폴더에 넣고 관리하면 더 편합니다.
그리고 해당 프로젝트가 끝나거나, 업무가 완전히 끝나면 vf (version finish) 나 gg를 적는다거나, ff, f0 등 끝났다는 단어를 표기하면 됩니다. 최종 파일에는 꼭 최종 표시를 해주세요. ( 20220506_대한민국_가이드북_f )
9. 기타 폴더에 잡다한 것들 넣기
기타 폴더를 활용하여 마무리는 깔끔하게!
기타 폴더는 업무를 효율적으로 하도록 도와줍니다
여유가 생길 때 폴더를 정리합니다.
기타 폴더를 활용하여 마무리는 깔끔하게!
급하게 파일들을 만들고, 이것저것 하다 보면 말 그대로 어떠한 카테고리에 넣기도 애매한 파일들은 “기타” , “기타 등등” 이라던가 본인이 잡다한 파일들을 넣고 싶은 폴더를 하나 만들고 일단은 다 넣어둡니다.
그리고 어느 정도 시간적 여유가 생길 때 해당 폴더를 정리하여 바탕화면을 더럽히지 않도록 예방이 가능합니다.
10. “휴지통으로 된 폴더명”을 만듭시다.
한번 영구 삭제하면 끔찍한 일이 일어날 수 있습니다.
“휴지통” 이 아닌 “휴지통으로 된 폴더명”을 만듭시다.
끝난 업무나 필요 없다고 생각하는 파일은 즉시 정리하는 게 좋습니다.
출근 후, 퇴근 전 과같이 다른 날의 파일이 업무에 지장이 없도록 정리해줍니다.
“휴지통으로 된 폴더”를 주기적으로 관리하는 것을 추천드립니다.
한번 영구 삭제하면 끔찍한 일이 일어날 수 있습니다.
모두 끝난 업무나 필요 없다고 생각하는 파일은 즉시 정리하는 게 좋습니다. 그래야 최종 파일이나 중간과정에 착오가 생기지 않도록 하는 것이므로 여러 자료들을 검색하거나 찾는데 도움이 많이 됩니다.
보통 퇴근 전, 출근 후 전체적으로 폴더를 삭제하거나 정리하면 좀 더 효율적으로 관리를 할 수 있습니다. 전날에 미처 정리하지 못한 폴더들이 있으면 다음날까지 영향을 끼치기 때문에 미리미리 하는 게 좋습니다.
하지만, 실수로 자료를 휴지통에 넣고 휴지통 비우기를 한다거나, 영구 삭제를 해버리면 복구하기가 매우 어려워지니 골치 아픈 일이 생길 수 있습니다.
“휴지통으로 된 폴더명”을 만들고 1주에 한번 날짜를 정한다거나, 매주 금요일은 폴더 정리하는 날로 지정하고 주기적으로 진짜 “휴지통”으로 넣어 삭제하는 것입니다.
11. 백업하거나, 클라우드 활용하기
한 번의 실수로 5배 이상 시간과 노력이 필요합니다
클라우드 사용
백업은 주기적으로 합시다.
한 번의 실수로 5배 이상 시간과 노력이 필요합니다
살면서 한 번이라도 파일이 깨진다거나, 폴더명은 그대로여도 파일이 없어진다거나, 하드웨어에 문제가 생겨 파일이 통째로 없어지는 것을 경험해 보셨을 겁니다. 그래서 클라우드나 백업을 활용해 파일을 지키는 것입니다.
클라우드도 하나의 방법
클라우드에 올리게 되면 해당 계정의 클라우드에 같은 파일을 어떤 환경에서도 사용과 다운이 가능하게 동기화시켜주기 때문에, 문제가 생겨도 여러 가지 기기로 접속하여 파일을 자유롭게 다운로드할 수 있습니다. 하지만, 비용 대비 용량의 제약을 받게 됩니다. 그 외의 경우라면 유사시 데이터 손실에 대해 나름의 백업플랜을 마련해 두어야 합니다.
백업은 주기적으로
그 외의 경우인 HDD(하드 드라이브), SSD(솔리드 스테이트 드라이브) 파일을 한 곳에 모아둠으로써 관리 효율이 높아지기도 하지만 고장 등으로 인해 발생할 수 있는 데이터 유실의 위험이 높습니다. 이러한 것을 방지하려면 백업을 생활화해야 합니다.
12. 마무리
깔끔하고 단순한 정리를 위해
결국 PC 파일 정리의 목적은 효율을 높이는 것이다. 아무리 좋은 파일 관리체계를 만들어도 영원할 순 없겠죠? 이 글도 의미 없어지는 날이 올 거라 생각하더라도 지속적인 유지관리가 필요합니다.
집안 정리나 창고정리를 할 때 동선을 고려하고 사용빈도나 효율을 고려하는 것처럼 내 PC의 파일도 빠르고 쉽게 사용할 수 있는 관점에서 파일 정리를 고민해본다면 나만의 노하우를 활용해 파일 관리법을 만들 수 있습니다.
기존 시스템에 만족하는 것도 좋지만, 지속적으로 개선하여 그 내용 그대로 보관하지 말고 정기적으로 수정, 통합, 삭제, 분류하여 더욱 깔끔하고 단순하게 만드는 것입니다.
혹시 이것보다 더 효율적인 폴더 정리 방법이 있다면 댓글 부탁드릴게요!
더보기 폴더, 관리, 방법, 방, 법, 윈도우, 파일, 효율, 완벽, 효과, 간단, 네이밍, 날짜, 사진, 윈도우, 맥, 버전, 분류, 회사, 업무, 일, 사무, 컴활, 컴퓨터, 트리, 엑셀, 한글, 메모장, 파워포인트, MECE, 체계, 사내, 완벽, 노트, 어디, pc, 맥, 순서, 특수, 문자, 문서명, vhfej, rhksfl, qkdqjq, qkd, qjq, dnlsehdn, vkdlf, gydbf, dhksqur, gyrhk, rkseks, spdlald, skfWK, tkwls, dnlsehdn, aor, qjwjs, qmsfn. folder, window, mac, apple, how, name, date, picture, version, what
컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우
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안녕하세요 일머리학교입니다.
여러분의 컴퓨터 바탕화면은 안녕하신가요?
컴퓨터문서정리, 폴더정리, 문서파일정리에 어려움을 겪고 있지는 않으신가요? 뭐 컴활 능력은 자격증이라도 있는데 이런거는 배운적이 없으니 그럴 수 밖에요..
스마트한 시대속에서 살면서 편리해졌지만 왜 할 일은 늘 많고 늘어나면서 여유가 없이 살고 있는지 모르겠네요 (저만 그런가요 ㅠㅠ)
복잡한 파일더미 속에서 한참 파일을 찾고 있는 나를 보며~ 나부터 습관을 바꾸고, 일머리를 향상시키기 실천해야겠다고 다짐을 해봅니다.
일머리학교는 직장생활, 사회생활, 창업생활에 알아두면 좋은 정보를 통해 새로운 일에 잘 적응할 수 있는 사고력과 응용력을 향상시키는 데 목적이 있습니다.
“구슬이 서 말이라도 꿰어야 보배” 이런 마음으로 작성됩니다.
많고 많은 정보를 잘 정리할 수 있도록 응원과 격려 공감, 댓글 부탁드립니다.
정리의 기초는 폴더정리, 파일정리, 문서정리에서부터~~
자 이제 일머리학교 이번 과정 교육 시작해봅시다.
1.바탕화면 정리부터 하시죠!?
컴퓨터 바탕화면이 복잡하면 일을 많이하고 잘하고 있다고 생각하는 분들이 있습니다
이런 사람들은 스마트폰은 더욱 많은 앱들이 깔려있을 확률이 높죠
컴퓨터를 주로 업무용으로 쓴다는 가정하에 자주쓰는 프로그램, 폴더를 포함해서 30개 내외로 정리하길 권장합니다.
3개월이상 사용하지 않으면 기타폴더로 넣고 바탕화면을 최대한 깔끔하게 만들어보세요.
2. 개인용, 업무용 폴더 구분하기
당연하다고 생각하겠지만 기본을 지키지 않는 분들이 의외로 많은 것 같습니다.
내 PC, 노트북이지만 개인용, 업무용으로 혼용해서 쓰고 계시지 않나요?
사무실 컴퓨터이지만 개인용, 업무용 파일이 쌓여있지는 않은지 점검을 해보세요.
개인 사진, 카톡에서 주고 받은 파일, 다운 받은 동영상 등은 어디 폴더에 있을까요?
그냥 카톡 다운로드 폴더에 존재하고 있는 것은 아닐까요?
실제로 제 PC에는 바탕화면에 대놓고 “업무폴더”가 존재합니다.
외부에서 직원들에게 파일을 찾으라고 요청 할때 업무폴더를 열어서 지시를 하곤 하죠.
주요업무폴더를 바로 나열해도 좋지만 저는 업무로 들어가는 문이라고 생각하고 하나로 만들어서 클릭하고 들어갑니다. (취향에 따라서 주요업무폴더를 몇 개씩 만드는 것도 좋습니다. 하지만 이 경우도 10개이상은 비추합니다.^^)
[폴더] 업무 [폴더] 개인자료 (D드라이브 등으로 이동하는 것이 더욱 좋음) [폴더] 이미지 (사진, 동영상 등 관리를 자주 관리하기 때문에 대표이미지 모아 둔 폴더) [폴더] 자료수집 (서칭하면서 참고할만한 자료 모아 두는 폴더) [폴더] 기타===> 자신의 주요 업무패턴에 따라서 정리를 해주시는게 좋겠죠.
다운로드 받은 것들도 바로 확인하기 위해서 아래와 같이 바로가기 폴더도 만들어 두면 편리합니다.
[바로가기] 카카오톡 다운로드 바로가기 [바로가기] 다운로드3. 해마다 다른 업무를 한다면 우선 날짜별로 정렬을 우선하는 것이 좋습니다.
2022년
입찰관리 / 경영전략
2023년
구매관리 / 사업기획
2024년
교육기획 / 인사관리
4. 주요 업무분장에 따라 대분류 폴더에 번호를 붙여서 정렬한다.
신입사원을 뭐가 뭔지 몰라서 폴더 정리부터 못하구요.
중소기업, 창업기업은 이것저것 다 하기 때문에 폴더 정리가 더 힘들 수 있습니다.
그럼에도 불구하고 내가 하는 업무를 곰곰히 생각해보면서 정리를 해보세요.
당연히 숫자는 자주하는 업무를 우선으로 배치하면 좋겠죠.
001 입찰관리
002 사업기획
003 인사관리
004 경영전략
005 구매관리
006 교육기획
5. 중분류이하는 연관 하위 폴더에 번호를 붙여 폴더를 만든다.
001 입찰관리
01 (20XX.10.01) OOOO 용역 프로젝트
1 공고
2 입찰서류
3 계약 및 착수보고
4 세부수행과제
1.(20XX.10월) 온라인 모집 홍보마케팅
02 (20XX.11.02) ㅁㅁㅁㅁ 학술연구용역
1 공고
2 입찰서류
3 계약 및 착수보고
4 세부수행과제
1.(20XX.10월) 자문컨설팅 회의
※ 폴더생성에 규칙이 없거나 하위단계가 너무 많으면 대혼란 블랙홀에 빠질 수 있기 때문에 주의를 하도록 하자..
6. 주기별 업무를 진행할 경우는 연도나 연월을 표기한다.
006 인사관리
01 채용
02 근로계약
03 급여관리
2022년
(22.01월귀속분)
(22.02월귀속분)
2023년
2024년
7. 모르겠으면 괄호안에 마감기간 적고 업무명을 적어본다.
(22.02.28) OOOO 프로젝트
(22.04.06) □□□□ 프로젝트
(22.04.30) △△△△ 프로젝트
※ 개인적으로 파일에는 연도 월 날짜를 붙여서 사용하지만 폴더를 직관적으로 파악하기 위해서
(괄호)를 하고, 점을 찍어서 언제 하는지 파악하기 쉽게 표현합니다.
※ 이렇게 하는 것만으로도 업무 우선순위를 어느정도 파악할 수 있고, 숫자만 적은 폴더보다 위쪽으로
정렬되기 때문에 데드라인이 있는 것들을 바로 파악할 수 있다.
이 중에서도 더욱 업무중요도가 있다고 생각하는 것은 ★★★등으로 표기를 하는 것도 좋습니다.
일머리학교에서 제공하는 컴퓨터 문서파일 폴더정리 노하우는 하는 일에 따라 다르게 적용될 수 있습니다.
응용력을 기르고, 업무효율, 업무성과를 높일 수 있길 기대합니다.
감사합니다.
공감 한클릭이 일머리학교 운영에 큰 도움이 됩니다.^^ 또 봐요~~
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폴더정리 방법 | 파일분류 | 네이밍규칙 | 버전관리
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폴더정리하는 방법 알아보기
회사 업무용 PC나 개인PC 정리하는 것이 참 어려운게 현실이다
직장생활을 하면 할수록 익숙해지는 것이 아니라
업무양이 많아지면 질수록 정리해야하는 것이 많아서 그런지 더 어려운거 같다.
폴더관리, 파일분류 등 문서관리에 대해 잘 정리되어 있는 영상이 있어서 공유해보려고 한다.
출처 : 공여사들, 직장인 문서관리 끝판왕, 풀더정리 팁!!!
# MECE
– 3대 컨설팅회사인 맥킨지에서 문제해결을 위해 사용하는 논리적 사고방식
– Mutually / Exclusive / Collectively / Exhaustive- 서로 중복없이 전체로서 누락없이
# 폴더관리규칙
1. 큰 것에서 작은 것 순으로 관리
– 대주제 > 소주제
2. 최상위의 업무 외 폴더를 둘 것
– 업무 외(개인), (공통)
3. 넘버링은 숫자로 작성
– a, b, c (X) → 한정적이므로 지양하기
– 최상위 : 001, 002, 003…999, 그 외 : 01, 02,,, 99 → 정렬할 때 가독성을 높이기 위해
4. 주기적으로 작성하는 문서는 기간별로 생성
– 20.1월, 20.2월….
5. 가장많이 들어가는 수는 특별히 높은 폴더는 상단으로 재배치
– 연결 데이터가 있을 경우 꼬이지 않게 주의하기
6. 임시폴더를 두려거든 삭제주기 정하기
– 나중에 지우려고 방치해두면 잡동사니 폴더가 됨
# 네이밍 규칙
01. 접두사 : 날짜_업무구분_(원제목)
– 업무구분 작성시 보고, 분석, 기획안, 요청서 등
02. 접미사 : (원제목)_버전_작성자
– 버전 작성시 오름, 내림차순 흐트러지지 않게 v1.0, v1.1 로 작성
03. 슈퍼접미사 : _f, fin, final, 최종
– 진짜 마지막, 진짜 이게 진짜 마지막, 제발 마지막
04. 띄어쓰기보다 언더바(_) 활용
05. 다같이 주고받는 파일은 원본 명칭을 따를 것
# 사용자 정의
위의 내용을 무조건 따르기 보다는 사용자에 맞게 다르게 변형시켜 사용
체크리스트
– 매년 내 업무가 바뀔 가능성이 높은가?
– 내 업무를 크게 몇 가지(프로젝트)로 나뉘는가?
– 각 업무별 프로세스(단계)는 어떠한가?
– 누군가로부터의 요청을 Base로 하는 업무인가?
– 일정한 주기로 반복하여 작성하는 문서인가?
– 그렇다면 주기를 어떻게 되는가?
– 어느 부서와 연관된 업무인가?
– 다른 사람과 같이 쓰는 파일인가?
– 한 번 저장하면 그후로 수정할 일이 없는 파일인가?
# 예시
예시 1. 매년 다른 업무를 맡는 직장인 김과장
– 가장 상위 폴더가 년도로 되어야 하고 업무외 폴더는 굳이 년도별로 나누지 않아도 좋음
예시 2. 매년 같은 업무를 맡은 직장인 이대리
– HR업무
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읽어주셔서 감사합니다. (●’◡’●)
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LIST
17화 일 걱정을 반으로 줄이는 파일 정리
왜 파일 정리를 해야 할까? 파일 정리를 하는 이유는 본인만의 ‘마인드 팰리스(Mind Palace)’를 만들어야 하기 때문이다. ‘마인드 팰리스’ 영국 드라마 ‘셜록’에서 등장하며 사람들에게 널리 알려졌다. 셜록이 추리를 할 때 ‘마인드 팰리스(Mind Palace)’라는 가상세계에서 만들어 기억을 저장하고 필요할 때 꺼내 쓰는 장면이 있다.
파일 정리 방법 얘기를 하다가 뜬금없이 셜록 이야기를 하는 이유는 직장에서도 셜록처럼 일 해야 될 때가 있기 때문이다. 바로 파일 정리해야 할 때이다. 셜록처럼 모든 기억들을 머릿속에 저장할 순 없겠지만, 직장인들은 업무에 필요한 정보들을 파일로 잘 정리하여 저장해야 한다.
그렇게 직장인 버전의 ‘마인드 팰리스’를 만들어 놓으면 언제라도 누구든지 업무 요청을 할 때 신속하게 처리할 수 있다. 업무를 요청했는데 파일 하나하나 열어가며 내용이 어디에 있는지 파악하고 있다면 이미 시간은 흘러 데드라인이 턱 밑까지 차오르게 되고 촉박하게 대응하다 보니 완성도가 떨어질 수 있다. 파일 정리만 완벽하게 해도 업무의 퀄리티를 높이고 처리하는 시간을 훨씬 더 단축할 수 있다. 이렇게 파일 정리는 중요함에도 불구하고 직장에서 어느 누구도 파일 정리하는 방법에 대해서 잘 알려주지 않는다. 그래서 어떻게 하면 파일 정리를 잘할 수 있을지 정리해보았다.
누구나 파일 정리는 한다. 다만 카테고리가 다를 뿐
누구나 파일 정리를 하긴 한다. 다만 보기 편하고 찾기 쉬운 효율적인 카테고리를 구성하지 못할 뿐이다. 특히 입사한 지 얼마 안 된 신입사원의 경우 업무 파악도 제대로 안 된 상태에서 파일 정리하기란 쉽지 않다. 이러한 경우에는 폴더명을 잡동사니(사업), 잡동사니(예산), 잡동사니(행사) 등으로 우선 윤곽만 잡는다. 필요한 자료인 지 버려야 할 자료인지 구분이 가지 않는다면 일단 무조건 잡동사니로 분류해놓자. 업무 파악이 완료된 후 본인만의 카테고리를 만들고 다시 한번 더 정리하면 된다. 기존 직원일 경우 본인이 갖고 있는 파일 정리 방법이 어떤 기준으로 정리하고 있는지 우선 체크해야 한다. 이후 업무함에 불편함은 없는지 생각해보고 혹시 불편함이 있었다면 원인을 한 번 파악해보는 것이 좋다.
불필요하고 오래된 파일은 일단 휴지통에 넣기
집 청소를 할 때 가장 먼저 정리하는 공간이 창고다. 무의식 중에 ‘언젠가는 필요하겠지’ 혹은 ‘이거는 버리기 아까운데’라는 생각에 사로잡혀 물건을 버리지 못하고 집안 한 구석에 쌓아놓다 보면 어느새 집안이 꽉 차 발 디딜 틈이 없게 된다. 파일 정리도 마찬가지다. ‘언젠가는 이 파일들의 내용도 필요할 텐데’라는 생각에 계속 파일을 모으다 보면 정작 필요한 파일을 찾을 때 쓸모없는 파일과 섞여 오히려 업무의 생산성을 저하시키는 경우가 발생한다. 불필요하고 오래된 파일은 삭제하자. 다만 파일을 삭제하더라도 극단적으로Shift + Del 눌러 완전히 삭제하기보다는 일단 휴지통에 넣어두는 것이 좋다. 사람 일은 어찌 될지 모른다는 것을 늘 염두에 두어야 한다. 정리가 필요한 파일은 임시로 사용한 파일, 다른 파일과 중복되는 내용의 파일, 취합을 위한 자료로 쓰인 로우 데이터가 있는 파일, 일정 기간 동안 한 번도 열어보지 않은 파일 등이다.
폴더 분류 체계 만들기
폴더를 정리할 공간을 확보했다면 분류를 해야 한다. 분류를 할 때는 반드시 본인의 업무에 적합한 폴더 분류 체계를 만들어야 한다. 폴더 분류 체계를 만들기 전에 스스로에게 아래와 같은 질문을 던져봐야 한다.
· 나의 주 업무는 어떤 업무인가?
· 연/월/일별로 몇 개의 업무를 수행하는가?
· 업무의 싸이클이 어떻게 구성되어 있는가?
· 업무를 처리하는 데 주로 활용되는 부분은 어떤 부분인가?
· 주 업무 이 외에 부 업무로 하는 일은 어떤 일이 있는가?
· 각 각의 업무들이 갱신되는 주기는 어떻게 되는가?
이러한 과정을 거치면 어떻게 폴더를 구분해야 하는지 대략적인 체계가 잡힌다. 혹시 이런 체계를 잡기가 힘들다면 유사한 업무를 수행하는 주위 동료 혹은 상사의 폴더 정리하는 방법을 참고하면 훨씬 더 수월하게 진행할 수 있을 것이다.
폴더 카테고리 만들기
폴더 카테고리가 많아지면 많아질수록 클릭해야 하는 수도 많아지고 파일을 찾기가 훨씬 더 어렵고 복잡해질 수 있다. 따라서 폴더 카테고리는 클릭을 최소화하고 간단하게 찾을 수 있도록 해야 한다. 이를 위해 첫째, 최상위 폴더는 ‘연도’로 지정한다. 둘째, 해당 연도에 들어갈 업무 별로 ‘대주제’의 폴더를 만든다. 셋째, ‘대주제’와 관련된 업무로 ‘소주제’ 폴더를 만들어 업무를 구분한다.
폴더 이름만 봐도 모든 내용을 알 수 있도록 해야 한다
폴더를 굳이 열어보지 않아도 해당 폴더의 내용을 짐작할 수 있도록 폴더 이름을 작성하여 저장해야 한다. 앞서 언급한 ‘대주제’와 ‘소주제’의 폴더 이름을 작성하는 방법을 살펴보면 첫째, 중요한 업무부터 오름차순으로 폴더에 넘버링을 하는 방법이다. 둘째, 일정한 싸이클을 가진 업무의 경우에는 싸이클 순서대로 넘버링을 하는 방법이 좋다. Ex) 001 폴더명, 002 폴더명 … 셋째, 만약 시간적 여유가 된다면 폴더내용의 키워드들도 표시하면 더욱 편리하다. Ex) 001 폴더명(레알마드리드, 지단 감독, 순위) 002폴더명(FC바르셀로나, 여전한 메시, 부진)
파일명.hwp(최종진짜최종진짜진짜최종)은 이제 그만
업무를 하다 보면 초안이 최종 버전이 되는 경우가 정말 흔치 않은 일이다. 파일명에 최종진짜최종진짜진짜최종 이라는 수식어구 붙게 되는 상황이 훨씬 더 많이 발생한다. 이렇게 적어 놓으면 어떤 파일이 최종버전이 찾기도 어려울 뿐만 아니라 파일명이 혼란스러워 실수를 야기할 수 있다. 이런 일을 미연에 방지하기 위해 파일명은 작성 날짜, 파일내용, 수정 횟수 순으로 표시하는 것이 좋다. 내용을 작성한 날짜를 작성하여 시간 순으로 폴더가 자동적으로 정리되게끔 하며 핵심 내용을 파일명으로 한 후 수정 횟수에 따라 v1, v2, v3 등 표기하면 진행상태가 어느 정도 된 폴더인지 확인이 훨씬 쉽다. 또한 최종 파일인 경우에는 별표나 마름모 등 기호를 파일명 가장 앞부분에 붙이면 해당 파일은 최상단으로 올라와 혼동되는 경우를 줄일 수 있다.
Ex) ★20190529 파일명 v10
백업은 언제나 철저하게 해야 한다
여느 때와 다름없이 컴퓨터를 켰는데 컴퓨터가 파란색으로 뒤덮인 공포의 에러 화면을 띄운다거나 전원 버튼을 아무리 눌러도 반응이 없을 때 등에 흐르는 식은땀은 공포일 수밖에 없다. 이런 최악의 상황을 방지하기 위해서라도 중요한 업무 폴더는 주기적으로 외장 하드 혹은 USB에 별도로 저장하는 것이 좋다. 그러나 바쁜 업무 와중에 일부러 백업을 하는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 그래도 최소한의 정성으로 컴퓨터에 운영체계가 있는 드라이브와 업무 관련 폴더가 있는 드라이브를 구분하여 운영체계가 갑자기 먹통이 된다고 하더라도 구분된 드라이브만은 살릴 수 있도록 하는 것이 좋다.
파일 정리는 웹 브라우저 즐겨찾기에도 적극 활용하자
대부분의 업무자료는 웹사이트에서 검색해서 수집한다. 필요한 자료들을 컴퓨터(노트북)에 저장하는 경우도 있지만 웹사이트에서 확인을 해야 하는 자료들도 종종 있다. 이때 웹브라우저의 즐겨찾기에도 파일 정리의 공식을 적용한다면 훨씬 더 효과적으로 내용을 찾을 수 있다. 첫째, 즐겨찾기에도 동일하게 ‘대주제’ 폴더를 만든다. 둘째, ‘대주제’ 하위 폴더로 ‘소주제’ 폴더를 만든 후 자주 방문하는 웹사이트를 ‘소주제’ 폴더에 넣어 웹사이트들을 관리해보자. 활용할 수 있는 자료들이 훨씬 더 방대해질 것이다.
자주 쓰는 파일들은 따로 보관하기
업무를 하다 보면 통계자료, 예산자료, 사업계획서, 결과보고서 등 유난히 파일에 때가 탈만큼 꺼내보는 자료들이 있다. 그런 파일들을 매번 찾아서 열어보는 번거로움을 줄이기 위해서 바탕화면에 따로 대주제 별로 별도의 폴더로 정리한다면 훨씬 더 수월하게 업무를 처리할 수 있다. ex) 중요파일(대주제1), 중요파일(대주제2). 특히 자주 써먹는 데이터, 내용들은 한 개의 파일에 정리하면 효율적으로 대응할 수 있다.
파일 정리에 도움을 주는 프로그램들
첫째, 파일 검색 프로그램
이다. 이 프로그램을 활용하면 윈도우 탐색기보다 훨씬 더 정확하게 파일 검색이 가능하다. 컴퓨터(노트북)에 저장되어 있는 파일 전체를 검색해준다. 둘째, 바탕화면 달력인
이다. 이 프로그램으로 바탕화면에서 달력을 바로 확인할 수 있고 각 날짜별로 간단한 메모가 가능하여 일정 등을 파악할 때 용이하다. 지금까지 파일 정리하는 방법을 살펴보았다. 다만 직업별, 직군별, 직장별 특성들이 전부 다르기 때문에 각 특성에 맞게 적용한다면 된다. 가장 실패할 확률이 적은 파일 정리 방법은 주위 동료 혹은 선배들에게 파일 정리 방법을 먼저 물어보거나 염탐하여 벤치마킹하는 것이다. 이후 본인에게 맞는 파일 정리 방법을 찾아가면 된다. 이번 기회를 통해 각자의 파일 정리를 위해 ‘마인드 팰리스’를 만들어보면 어떨까?
파일 정리가 업무 속도를 바꾼다! | 얼루어 코리아 (Allure Korea)
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같은 파일이 중복으로 들어가 있어서, 어떤 파일이 최종인지 모르겠어서 오늘도 헤매셨나요?
파일을 찾느라, 오늘도 시간을 허비했다면 오늘부터는 달라질 수 있어요! 파일명을 작성하는 규칙을 통일하고, 파일 버전을 관리하는 방법, 폴더를 정리하는 법과 파일을 분류하는 원칙들을 유튜브 공여사들 채널의 직장생활 8년차 김과장이 알려드립니다! 채널 ‘공여사들’은 ‘공대 나온 여자 사람들이 회사 다니는 이야기를 하는 채널로 직장인 엑셀, 직장생활의 실무 팁에 대해서 공유하고 있는데요, 강의 공유 플랫폼 ‘클래스 101’을 통해 선보이고 있는 그 노하우를 바탕으로 오늘 얼루어 오디언스 들에게 그동안 쌓아 놓았던 직장 생활의 팁 중에서도 가장 기본이 되는 파일을 정리하는 방법에 대해 공유합니다! 평소에 바탕 화면이 어지럽혀져 있는 분들이라면 지금 이 팁들을 저장하세요.
* 유튜브 공여사들 채널의 ‘직장인 문서관리 끝판왕, 폴더정리팁’을 바탕으로 ‘공여사들’ 채널의 허락을 얻어 재구성한 기사임을 밝혀둡니다.
#1. 원칙은 MECE하게 파일 정리하기
세계 3대 컨설팅 회사인 맥킨지에서 문제를 해결하는 방식인 ’MECE’를 파일 정리에 적용해보세요. ‘MECE’(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)는 ‘서로 중복없이, 전체로서 누락 없이’ 라는 뜻을 가지고 있는데요, 풀이하면 전체 내용 중에서 교집합이 되는 부분이 없어야 하고 모두 합한 것이 전체가 되어야 한다는 원칙이에요. 파일 정리를 하기 위한 폴더를 구성할 때 바로 이 원칙대로 만들어보세요. 예를 들어서, ‘보고자료’ 라는 폴더와 ‘워크샵’ 폴더가 있는데 ‘팀워크샵_보고.ppt’라는 파일이 생겼다면 이건 둘 다 해당이 되는 폴더 구성이겠죠? 이렇게 중복이 되는 폴더 구성은 MECE 원칙에 맞지 않아요. 주제가 분류되어 있지 않은 채 모든 보고 자료가 뒤섞여 있는 보고자료라는 폴더는 없애는 것이 좋겠죠?
#2. 쓸모 있는 6가지 폴더관리 규칙
우선 단순하게 폴더 구성을 하는 것이 중요해요. 연도별, 업무별 등 누구나 알기 쉬운 방식으로 폴더 구성을 하는 것이 좋아요. 폴더들 간에도 규칙을 두는데요, 대 주제에서 소주제로 폴더링이 될 수 있도록 하고 폴더 자체에 번호를 매기는 것도 좋은 방법이죠. 알파벳은 개수의 한계가 있기 때문에 숫자로 해두면 자주 클릭하게 되는 폴더는 직관적으로 쉽게 찾아갈 수 있도록 분류할 수 있죠. 숫자 역시 1,2,3 식으로 늘려가는 것보다는 001, 002로 대분류 폴더를 만들고 그 하위 폴더를 01, 02, 03 처럼 폴더 자체에 숫자를 매기는 방식도 규칙을 정해둔다면 좀 더 분류하기가 쉬워요. 주기적으로 생성해야 하는 문서라면 기간별로 작성하는 것이 좋고요, 업무 외 개인 폴더도 하나 따로, 그리고 작업방과 같은 임시 폴더도 만들어 두는 것이 좋아요. 다만 임시 폴더의 경우에는 삭제 주기를 정해두는 것이 좋은데요, 그대로 두면 지워야 하는 파일과 그렇지 않은 파일이 헷갈려서 결국 섞여 버리기 때문이에요.
#3. 최종, 진짜 최종, 진짜 최종일까…..를 막으려면?
‘최종’ 이라는 말을 붙이고도 끝없이 이어지는 수정파일들이 생성되기 때문에 도대체 어떤 게 최종 파일이었는 지 헷갈리신다며? 아래와 같은 원칙으로 파일 이름을 붙여보세요. 처음에는 좀 번거롭더라도 익숙해지기만 한다면 파일 이름만 봐도 현재 업무가 어떤 상황인지 파악이 될 거예요. 먼저 날짜표시는 [날짜_업무구분_(원제목)] 와 같이 파일 이름의 제일 앞에 위치하게 해주세요. 이유는 업무 구분을 위한 이름과 작성자, 최종 표시등 부수적인 것들을 제일 뒤에 붙일 가능성이 있기 때문에 파일의 맨 앞에는 날짜가 위치해 이름순 정렬을 활용하는 것이 훨씬 효율적이에요. 두 번째로는 여러 수정 버전의 파일이 생성된다면 [(원제목)_버전_작성자] 과 같이 버전표시를 해주는 것이 좋아요. v1.1 v2.2 와 같이 정렬 기능을 활용할 수 있도록 문자 개수를 맞춰주는 것이 포인트예요! 그 외에는 띄어쓰기 보다는 언더바로 확실하게 구분해 주는 것, 그리고 다같이 주고 받는 파일에는 원본 명칭을 따르기로 협의해 두신다면 헷갈리시지 않을 거예요. 특히 중요한 것은 최종 파일 표시는 모든 결재 단계를 마친 후에 해야 한다는 거예요. 그 전까지는 일단 버전 관리로 파일을 작성하다가 정말 모든 결재 과정이 끝났을 때 f, _f, final 중 원하시는 방식으로 표시한다면 이제 최종 파일을 찾는 일은 없을거예요.
효과적인 사내 정보 아카이브
“구글 드라이브에서 파일 하나 찾기가 왜 이렇게 힘든 거야.”
“자료들은 쌓여만 가는데… 이거 언제 한 번 정리하기는 해야 하는데.”
이런 고민들 많이 하시는 것 같다. 그래서 한 번 정리해봤다.
목차
[ 파일 정리하기 ] : 처음부터 파일 정리를 잘하는 법– MECE하게 폴더링하기
– 별도의 히스토리 폴더 만들기
– 최신 파일만 따로 관리하기
– 잡동사니 폴더 만들기
[ 파일 찾기 ] : 원하는 파일을 쉽게 찾으려면?– 폴더트리 관리하기
– 파일명 양식 통일하기
– 프로젝트 관련된 용어 통일하기
– 내비게이터 만들기
[ 프로젝트에 적용 ] : 실무에 적용하는 방법– 커뮤니케이션 시 파일 경로/링크 첨부를 의무화
– 글타래 : 프로젝트 히스토리 아카이브 (슬랙/플로우/아지트)
– 신입사원 OT
[ 사내 정보 공유가 잘 안 되는 이유 ]협업에 관심 없는 사람들, 협업에 관심 없는 회사
레버리지는 역량이다
[ 파일 정리하기 ]– MECE하게 폴더링하기 –
사내 정보를 아카이브하는 툴이 무엇이든 정리하는 방법은 비슷하다.
가장 기본적인 원칙은 MECE하게 정리하는 것이다.
※ MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) : 상호 배제, 전체 포괄이라는 뜻으로 쉽게 얘기하면 “중복 없이, 누락 없이”다. 자세한 건 인터넷에서 찾아보거나 이 글(클릭)을 참고하시라. 로지컬씽킹(Logical Thinking)이라는 책을 읽어보는 것도 좋다.
그중에서도 폴더 내용이 중복되지 않는 게 가장 중요하다. 찾으려는 파일이 A폴더에 있는지 B폴더에 있는지 명확해야 하는데, 폴더 구분이 명확하지 않아서 그 파일이 A와 B에 동시에 포함될 수 있다면 찾기 어려울 것이다.
예를 들어 당신은 회사 안에 있는 고객 데이터를 찾아보려고 한다. 그런데 ‘마케팅 폴더’ 안에도 고객에 대한 데이터가 따로 정리되어 있고, ‘고객 분석 폴더’에도 고객 데이터가 존재한다. 나름 구분을 한답시고 마케팅 폴더에는 우리 고객의 정량적인 정보들(성별/나이 등)을 정리해두었고, 고객 분석 폴더에는 대면 인터뷰나 설문조사 정보들을 정리해두었다. 그런데 마케팅에서도 설문조사를 자주 돌리기 때문에 사실상 두 폴더에 정보들이 혼재되어 있다. 파일 찾기가 어려워지는 건 당연하다.
이럴 경우 정답은 없다. MECE하게 폴더를 구분하는 기준만 맞추면 된다. 고객 분석 폴더 자체를 완전히 마케팅 폴더 안에 포함시켜서 몰아넣어 버리든지, 마케팅 폴더에서 고객 분석 데이터들을 빼내어 따로 정리하든지 각자 편한 방식으로 하면 된다. 특정 데이터가 A폴더와 B폴더 중 어디로 들어가야 할지만 헷갈리지 않게 정리한다.
나는 기본적으로 이런 구조로 회사의 폴더를 정리했다.
01 회사 공용 폴더 : 회사소개서, IR자료, 성과/목표, 로고/폰트, 보도자료, 사업자등록증/통장사본 등 02 사업부 A : 사업 관련 자료 03 사업부 B : 사업 관련 자료 04 매뉴얼 : 공동의 파일 양식이나 매뉴얼 정리. EX) 디자인 가이드, 회사 명의로 가입한 계정 정리 등 05 경영지원 : 회사 경영 자료. Ex) 인사, 재무, 법무 등 06 마케팅 : 마케팅 관련 자료 07 TF팀 : 신사업, TF팀 등 08 경영전략/벤치마킹 등 : 비즈니스 모델, 사업 기획, 경쟁사 분석 등
※ 회의록은 따로 회의록 폴더를 만드는 게 아니라 해당 회의 주제와 관련된 폴더 안에 넣었다.
Ex. 사업부 A와 관련된 회의록은 ‘사업부 A폴더’ 안에 회의록 폴더를 따로 만듦.
Ex. 주간 업무 보고나 팀 전체 미팅 회의록은 ‘회사 공용 폴더’라든지 ‘경영지원’ 폴더 안에 회의록 폴더를 따로 만듦.
※ 폴더 앞에 넘버링은 되도록 폴더 경로를 통해 파일을 찾는 사람들이 편하도록 숫자를 매긴다. 그들이 자주 쓰는 폴더가 상단에 위치하는 게 좋다. (파일을 찾는 유형은 두 가지가 있다. 폴더 경로를 찾아서 들어가는 경로 탐색형과 파일명을 검색하는 파일 검색형 타입이다. 뒤에서 자세히…)
폴더링 규칙을 만들고 공유한다.
한 번 정리하고 끝나는 게 아니라 앞으로도 모든 팀원이 회사 폴더 정리 규칙을 알고 있어야 한다. 원래 문제가 생기는 건 팀원들이 각자 자기 방식대로 이름을 붙여서 폴더를 만들거나, 자기 마음대로 파일들을 아무 데나 집어넣어서 생긴다. 그러니 폴더링 규칙 자체를 만들고 공유한다.
– 폴더링 규칙 실제 예시
: 우리 회사는 B2B 영업건이 많아서 각 건별로 아래와 같은 폴더링 규칙을 만들었다. 각 폴더에 어떤 파일이 들어가는지 명확하게 정해서 규칙으로 정해야 한다.
01 기획 : RFP, 공고문, 미팅 내용, 회의록, 제안서, 기획안 등 모두 01 기획 하위로 들어감 02 계약&예결산 : 행정처리, 계약서, 돈 관련 내용, 예결산 등 03 운영 : 참가자 관리, 모객, 선발, 교육, 회차별 내용, 제작물 등 04 마무리 : 결과보고서, 증빙자료, 계약 종료 후 제출서류 등 05 사진&영상 : 모든 사진&영상 파일
폴더링 규칙이 없으면 아래 이미지처럼 되기 십상이다. 어디에 넣어야 할지 모르겠으니까 그냥 폴더 밖에 꺼내 두는 거다. 관련 있어 보이는 폴더 안에다가 대충 개별 파일들만 수십 개가 쌓이기 시작한다.
지저분하게 개별 파일들이 제멋대로 저장되어 있다. (폴더링도 MECE하지 못함)
이렇게 되기 싫으면 폴더링부터 고쳐나가자.
– 별도의 히스토리 폴더 만들기 –
지난 버전의 자료들은 따로 묶어서 폴더에 넣어둔다.
문서 하나를 작성해도 초안에서 내용이 계속 수정되기 때문에 다양한 버전의 문서가 생긴다.
파일의 수정 히스토리는 항상 남기는 게 좋은데 크게는 두 가지 이유가 있다.
1) 수정 이전의 파일 내용을 찾아봐야 할 일이 생김
2) 다른 사람과 파일을 주고받을 때 혼선이 생기지 않게 하기 위함.
문제는 수많은 버전의 히스토리들을 폴더 안에 다 때려 박아 넣으면 폴더가 심히 지저분해진다는 점이다.
그래서 지난 버전의 자료들은 따로 폴더를 만들어서 한데 모아놓고 최신 폴더만 찾기 쉬운 곳에 둔다.
최종 파일만 남기고 나머지는 히스토리 폴더에 넣어둔다.
– 최신 파일만 따로 관리하기 –
위에서 최종 파일만 따로 빼두었던 것처럼 최신 내용을 찾기 쉽게 관리해야 한다. 그렇지 않으면 최신이 아닌 이전 버전의 파일로 작업하는 경우가 꼭 발생한다. 그래서 파일명에 버전을 표시하는 규칙이 필요하기도 하다. (파일명에 관련해서는 뒤에서 자세히…)
이는 단지 문서 작업에만 해당하는 게 아니라 회사 안의 다양한 정보들에 동일하게 적용된다. 모든 종류의 정보들은 하나의 파일 안에 최신화하는 게 좋다.
(예시)
– 용어 정리 : 브랜딩 차원에서 사용하지 않기로 결정한 용어들을 기록하고, 최신 합의된 용어들을 한 파일로 정리함. 누구든 이 용어집 파일만 보면 최신 버전의 용어들을 통일되게 사용할 수 있음. – 디자인 가이드 : A사업부와 B사업부에서 같은 디자인 양식을 사용할 수 있도록 중앙에서 하나의 디자인 가이드를 계속해서 업데이트하고 공지함. – 휴가 규칙 : 휴가 결재 방식, 남은 휴가 일수, 재택근무 가능 기준 등의 정보들을 최신화해서 찾기 쉬운 곳에 정리해둔다. 바뀐 휴가 규정에 대해서 몰랐던 팀원도 이 파일만 보면 최신 규정에 따라서 일을 처리할 수 있도록 한다.
여기저기 정보들이 흩어져있는 걸 모으는 게 핵심이다. 누구나 올바른 정보로 일하도록 만들기 위해선 최신/최종 파일을 따로 관리해야 한다.
– 잡동사니 폴더 만들기 –
너무 자잘한 파일들이 많아서 하나하나 폴더를 만들기 곤란한 경우가 있다. 예를 들어 ‘참고자료’들이 대부분 그렇다. 딱히 종류를 구분하기도 어렵지만 어딘가에 저장해두기는 해야 하는, 그런 파일들이다. 이런 파일들은 따로 잡동사니 폴더를 하나 만들어서 몰아넣는 게 좋다.
파일 정리의 핵심은 ‘원하는 파일을 찾기 위해 드는 비용을 최소화하는 것’이다. 그러니까 최대한 한눈에 보기 쉽게 정리해야 한다. 폴더 안에 10개 이상의 자질구레한 파일들이 널브러져 있으면 원하는 파일이 무엇인지 찾기가 힘들다. 그러니 이러한 파일들은 한 곳에 몰아넣어버리도록 하자. (최신 본 파일만 밖에 빼두는 것도 같은 맥락이다)
[ 파일 찾기 ]사람들이 파일을 찾는 방법은 크게 두 가지가 있다.
1) 경로 탐색형 : 폴더를 클릭해서 찾고자 하는 폴더 속으로 들어간다.
2) 파일 검색형 : 검색창에 파일명을 검색한다.
각각에 맞는 파일 정리법을 만들어야 한다.
내가 겪어본 바에 의하면 거의 반반이었다. 무엇이 우월하다고 말할 수는 없다. 단지 더 선호하는 방식이 있을 뿐이지 사실은 모든 사람이 두 방식을 다 사용할 줄 알아야 한다.
문제가 생기는 건 파일 검색형에서 주로 생긴다. 왜냐하면 파일을 아무리 검색해도 원하는 게 안 나오는 일이 생기기 때문이다. 그러나 이들은 폴더가 어떻게 정리되어 있는지 모르고 늘 검색만 해왔기 때문에 원하는 파일이 어디에 있는지 모른다. 이는 분명한 문제다. 기본적으로 두 가지 방식의 정보 접근 방법을 모두 숙지하고 있어야 한다.
경로 탐색형 방법을 위해서는 폴더트리를 만들어서 경로를 공유하고,
파일 검색형 방법을 위해서는 파일명을 찾기 쉽게 통일시켜놓는 게 좋다.
– 폴더트리 관리하기 –
폴더트리란 나무가 큰 줄기에서 작은 줄기로 가지를 뻗어가듯이, 상위 폴더 안에 어떠어떠한 하위 폴더들이 들어가 있는지 뻗은 형태를 정리한 걸 말한다. 구성원에게 회사의 파일들이 어떻게 정리되어 있고, 어떤 폴더에 들어가야 무슨 파일을 찾을 수 있는지 공유해줄 때 유용하다.
폴더트리와 관련된 몇 가지 팁을 적어본다.
– 폴더트리를 작성할 때에는 크게 Level 1~3 정도로 정리하는 게 좋다. 그러니까 너무 세부적인 하위 폴더까지 정리할 필요가 없다는 말이다. – 폴더트리는 항상 최신화할 필요가 없다. 큰 변화가 있을 때에만 업데이트해줘도 괜찮다. 자잘한 변화가 워낙 많고, 폴더트리 작성하는 데에 시간과 노력이 많이 들어가기 때문이다. – 중요한 변화가 있을 때에는 건별로 공지한다. Ex. [ 협력업체 연락망 위치 변경 ] 전 : 03 경영지원 >01 외부 협력 >협력업체 연락망.xlsx 후 : 04 매뉴얼 >협력업체 연락망.xlsx 변경된 링크 : https://~~~~ – 폴더 안에 실제로 뭐가 들었는지만 적는 게 아니라, 해당 폴더 안에서 어떤 종류의 파일들을 찾을 수 있는지까지 적어놔야 의미가 있다. (경로 탐색형 방법을 위해서)
※ 폴더트리는 온라인으로만 공유해서는 의미가 없다. 대부분 바쁘다는 핑계로 안 읽어본다. 전체 회의 때 오프라인에서 정식으로 공유하고 숙지하도록 지시해야 한다. 특히나 ‘파일 검색형’ 사람들은 파일을 못 찾아도 그것이 자신의 역량 부족이라고 생각하지 않는다. 그들은 결국 파일명 검색으로 파일을 찾지 못하면 다른 동료에게 파일을 찾아달라고 요청한다. 이 모든 것들이 조직 차원에서는 쌓이는 비효율의 비용이다.
– 파일명 양식 통일하기 –
파일명에는 ‘구체적인 파일명_연월일_버전’이 포함되어야 한다.
예시) A프로젝트 대면심사 제안서_200228_v5(FN).pdf
왜 위와 같은 양식이어야 하는지 자세히 알아보자.
※ 파일명 양식에 정답은 없다. 각자의 사업 모델에 따라, 조직 규모 등에 따라서 적합한 방식을 찾아야 한다. 아래 내용은 정답이 아니니 어떤 포인트에 주안점을 두었는지, 어떤 고민을 거쳤는지만 참고하시길 바란다.
1) 연월일은 6자리로 적는다. (YYMMDD)
– 20191215와 같이 연도를 다 적을 필요가 없다. 앞의 ’20’은 앞으로 80년 뒤까지 반복되는 숫자이기 때문에 생략하는 것이 가독성에 좋다.
2) 연월일이 파일명 뒤에 오는 경우 – “A프로젝트 대면심사 제안서_200228_v5(FN).pdf”
– 개인적으로 추천하는 방식.
– 장점은 파일명부터 읽을 수 있기 때문에 정보를 찾기 편하다.
– 단점은 파일 작성일이 중요한 조직에선 비효율적이다. 파일명이 길 경우 작성일을 확인하기 위해 기나긴 파일 제목을 지나야만 작성일이 나오므로 불편하다.
3) 연월일이 파일명 앞에 오는 경우 – “200228_A프로젝트 대면심사 제안서_v5(FN).pdf”
– 개인적으로 선호하지 않는 방식.
– 장점은 파일명 자체의 가독성을 높일 수 있다. 파일명의 길이는 제각기 다르지만, 연월일 6자리는 어느 파일이나 같기 때문이다.
– 단점은 원하는 파일인지 찾을 때 불편할 수 있다. 연월일은 파일의 작성일을 알고 싶을 때에만 필요한 정보이다. 내가 원하는 파일인지 알고 싶다면 구체적인 파일명부터 나오는 게 정보탐색에 유리하다.
4) 버전 표기는 대문자 V가 아니라 소문자 v로 적는다. (V1, v1)
– 대문자 V로 적으면 눈에 잘 안 띈다. 대문자 V와 아라비아 숫자의 높이가 똑같기 때문이다.
– 소문자 v로 적으면 화면 안에서 버전을 찾기가 쉬워진다. 소문자 v와 숫자의 높이가 달라서 v를 찾기 쉽다.
5) 버전 표기는 소수점 없이 자연수로 적는다. (v0.1, v1)
– 파일명에는 대개 확장자가 있고, 확장자의 구분 기호는 온점이다. 때문에 버전을 표기할 때 온점을 활용할 경우 파일 오류가 생길 수도 있다.
– 보통 파일 버전이 10개 이상 생기지 않는 업무의 경우 비효율적이다. 텍스트가 많아질수록 가독성이 떨어지는데 ‘0.1~0.9’까지 굳이 ‘0.몇’을 적을 필요가 없기 때문이다.
– 개발이나 디자인 등 전문 영역에서는 소수점 표기가 적합할 수도 있다.
※ 버전 뒤의 (FN) 표시는 (Final=최종)이라는 뜻이다.
– 프로젝트 관련된 용어 통일하기 –
파일을 찾기 힘든 이유는 사람마다 파일명을 자기만의 표현으로 저장하기 때문이다.
프로젝트 하나를 진행하더라도 똑같은 대상을 지칭하는 표현이 각자 다른 경우가 수도 없이 발생한다.
A : “기획안” 파일 어디 있어요? B : 기획안이요? 저희 팀끼리 정리한 거요? A : 아니, 그… 클라이언트한테 보내줬던 기획안 있잖아요. 클라이언트용. B : 아~ 한글 파일이요? A : 아, 한글 파일 말고 미팅 때 PT보고했던 PDF파일이요. B : 제안서 말씀하시는 거예요? A : 네네, 제안서요.
이런 식이다. 짧게 말하는 게 무조건 효율적이라고 착각하는 사람들이 있다. 그냥 기획안 달라고 하면 찰떡같이 알아서 주길 바라는 식이다. 위 대화가 효율적으로 보이는가? 만약 B라는 사람이 없었으면 A라는 사람은 구글 드라이브에 무슨무슨 기획안 쳐보고, PDF양식 필터 걸어서 기획안 쳐보고, 프로젝트 이름도 쳐보고 하면서 시간이나 낭비하고 있었을 것이다. 심지어 프로젝트 이름도 사람마다 부르는 경우가 다른 게 허다하다. 누구는 신사업 건이라 하고 누구는 플랫폼 건, 누구는 신규 프로젝트 건이라 부르고… 왜 이런 식으로 일을 하는가?
프로젝트를 진행할 때 조금이라도 팀원이랑 부르는 이름이 다른 용어가 있다면, 그 순간에 팀원들과 정확한 용어를 정리하는 것으로 충분하다. 따로 뭐 정리해서 글을 쓸 필요도 없다. 팀 태그 걸고 메시지 하나만 보내라.
용어를 통일하는 작업이 습관처럼 자연스럽게 이루어져야 한다.
– 내비게이터 만들기 –
공식적인 용어는 아니고 우리끼리는 내비게이터라고 불렀다. 원하는 정보를 찾기 위한 장치라고 생각하면 된다. 태그를 붙이거나 자주 쓰는 링크들을 모아두는 식으로 활용했다. (아래 이미지 참고)
원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있는 네비게이터를 만들어보자.
[ 프로젝트에 적용 ]규칙만 정했다고 끝나는 건 아니다. 실제로 팀 전체가 일할 때 꾸준히 실천해야 한다.
– 커뮤니케이션 시 파일 경로/링크 첨부를 의무화 –
업무 커뮤니케이션할 때에는 파일의 경로 혹은 링크를 함께 첨부하는 게 좋다.
항상 파일 경로와 링크를 표기한다.
여기에는 몇 가지 포인트가 있다.
1) 파일을 첨부하는 것보다 파일 경로/링크를 첨부하는 게 낫다.
– 최신 본을 헷갈리지 않게 관리하기 위함이다.
– 파일을 수정하게 되면 반드시 위 경로/링크에 최신 본을 업데이트해놓게끔 규칙을 정해야 한다. 이 규칙이 잘 돌아가려면 평상시 업무 커뮤니케이션 때에 해당 경로에 쉽게 접근할 수 있도록 적어놔야 한다.
– 물론 파일도 같이 첨부하면 좋다. 파일도 첨부하고 경로/링크도 같이 적자.
2) 파일 경로는 선택적으로 표기한다.
– 위 이미지에서는 새로운 파일을 만드는 경우라서 파일 경로를 적었다. 하지만 매번 파일 경로까지 적는 건 사실 매우 귀찮은 일이다.
– 필요에 따라 ‘파일 검색형’ 사람들이 파일 경로를 까먹지 않고 잘 숙지하도록 도와줘야 할 경우에 경로를 표기한다.
3) 협업 툴을 활용하면 데이터베이스와 쉽게 연동할 수 있다.
– Slack이나 Agit과 같은 협업 툴에서는 구글 드라이브 링크를 쉽게 주고받을 수 있다. 협업 툴 안에서 바로 파일을 열람할 수 있도록 연동이 잘 되어 있다. 이러한 툴을 활용하면 좀 더 파일 관리를 잘할 수 있을 것이다.
– 글타래 : 프로젝트 히스토리 아카이브 –
(슬랙/플로우/아지트)
결론부터 이야기하면 아지트가 가장 효율적이라고 생각한다.
자료들을 정리하는 방법을 크게 두 가지로 나누어볼 수 있다.
– 최종 파일 아카이브 : 구글 드라이브, Teams 등
– 실무 자료 : 협업 툴 안에서 주고받으며 활용
그러니까 실제로 일할 때마다 매번 구글 드라이브에서 폴더 들어가면서 찾아보는 게 아니라는 말이다. Slack을 쓴다면 Slack 안에서 파일을 찾아보는 게 일반적이다.
지금까지 최종 파일들을 잘 정리하고 쉽게 찾는 방법에 대해 설명했다면, 이 파트에서는 협업 툴 안에서 실무적인 정보를 찾는 방법에 대해 얘기해보겠다.
거두절미하면, 휘발성을 막는
글타래와 내비게이터가 핵심이다.
슬랙이나 플로우와 같은 협업 툴은 타임라인식으로 실무 대화가 휘발된다. 온갖 정보들이 수직 방향으로 나열되는 게 문제다. 이전 대화나 자료를 찾으려면 한참 스크롤을 내리거나 올리면서 찾아내야 한다.
휘발성 타임라인
– 슬랙(Slack) : 커뮤니케이션을 위한 메신저 기능이 강함. 메시지에 파일을 첨부하거나, 댓글을 달거나, 북마크를 해놓을 수 있긴 하지만 기본적으로 타임라인 자체가 페이스북처럼 쭉쭉 밀려나게 되어 있음.
– 플로우(Flow) : 프로젝트의 Task 관리 중심임. 하나의 타임라인에 다른 동료들의 Task도 수백 개가 업로드되기 때문에 타임라인 하나에 수없이 많은 정보들이 쏟아짐.
이런 문제를 겪지 않으려면 아지트처럼 ‘글타래’ 방식으로 정보를 묶고, 내비게이터를 만들어 글타래를 찾기 쉽게 만들어야 한다.
좌측에 게시판처럼 프로젝트를 쉽게 만들 수 있고, 그 안에서도 글타래를 만들 수 있으며, 태그도 설정함.
아지트는 정보들을 카테고라이징 할 수 있는 장치들을 잘 만들어두었다. 아래 두 가지 장치가 슬랙/플로우와 비교되는 강점이다.
1) 좌측의 프로젝트 게시판으로 쉽게 이동 가능.
: 슬랙에서도 프로젝트 게시판(대화방)을 쉽게 이동할 수 있어서 편하다. 반면 플로우는 이러한 기능이 없다.
2) 타임라인 안에서 글타래를 만들 수 있음.
: 슬랙에서는 게시물(글타래)을 올리는 방식이 아니라 메시지를 주고받는 형식이라 휘발성이 매우매우 강하다. 플로우는 게시물을 올리는 방식이어서 휘발성이 덜한 편이다.
아지트는 위 두 가지 강점을 모두 가지고 있다. 회사에서 쏟아지는 정보들이 휘발되지 않도록 장치를 잘 마련해둔 것이다.
글타래란 무엇인가?
게시물을 여러 개 올리는 것이 아니라, 하나의 게시물에 댓글을 올리는 것이다.
예를 들어 ‘#A프로젝트 #결산’이라는 내용의 게시물을 하나 만들고, 해당 프로젝트에서 집행한 결제 내역을 해당 글에 댓글로 적어둔다. 그러면 나중에 태그를 검색해서 해당 글타래만 찾아내면 관련 정보들을 글 하나에서 쉽게 모아볼 수 있다.
프로젝트를 진행할 때 가장 큰 문제 중 하나가 프로젝트의 히스토리를 파악하기 어렵다는 점이다. 프로젝트 의사결정이 계속해서 바뀌고, 쌓여가는데 이러한 히스토리를 수십 개의 회의록 뒤져가면서 찾아보는 건 바보짓이다. 하나의 글타래를 만들고 진행상황을 기록해두면 쉽게 찾을 수 있다.
각자의 Task 관리는 협업 툴 중에서도 Task 관리와 칸반 보드에 특화된 툴이 따로 있다. 그러한 툴을 알아서 사용하도록 하고, 프로젝트의 실무 정보들은 Agit를 통해서 아카이브 하기를 권한다.
– 신입사원 OT –
위와 같은 기본적인 업무방법론은 처음 입사했을 때부터 습관을 들여야 한다. 습관이 되지 않으면 나중에 바꾸긴 힘들다. 그래서 신입사원 오리엔테이션과 교육 때 사내 정보가 어떻게 정리되어 있는지, 어떻게 접근하는지, 앞으로 어떻게 정리해야 하는지에 대해서 교육하는 게 좋다.
신입사원 소프트랜딩 관련해서는 아래 글을 참고하시길 바란다.
https://brunch.co.kr/@goodgdg/38
[ 사내 정보 공유가 잘 안 되는 이유 ]협업에 관심 없는 사람들, 협업에 관심 없는 회사
기본적으로 협업에 대한 개념이 없어서 그런 것 같다. 팀원들끼리 서로 도와주는 것만 협업이라고 생각하면 크게 착각하고 있는 것이다. 나 이외의 사람과 효율적으로 일하기 위한 모든 제도적/비제도적 방식들이 협업에 포함된다. 그러니까 내가 작업한 파일을 구글 드라이브에 잘 정리해두는 것도 협업에 포함되는 일이다.
많은 사람들이 자기 일에만 집중한다. 누군가는 그냥 신경 쓰기 싫어서, 누군가는 주어진 일을 해내는 것에도 벅차서 협업에 관심 끄고 살아간다. 하지만 협업은 선택사항이 아니라 의무와 책임이다. 내가 협업을 소홀하게 생각해서 무책임하게 행동한다면 다른 팀원들, 그리고 조직 전체가 피해를 본다. 구글 드라이브에 파일 정리하는 거 귀찮다고 안 하면 나중에 이전 히스토리를 찾아보려는 신규 입사자가, 프로젝트를 이어받은 동료가, 결과보고에 쓸 자료가 필요한 동료가, 회사 전체가 피해를 본다. 고작 파일 정리하는 게 문제가 아니다. 협업에 대한 무책임한 자세가 파일 정리에만 적용되는 게 아니니까 문제다.
출처 : HBR(Harvard Business Review)
사실 정확히 얘기하면 협업은 개인의 책임보다 회사의 책임이 더 크다. 협업에 무관심한 사람도 많지만, 협업이 중요하다는 걸 알고 노력하는 사람도 많다. 하지만 협업은 일개 구성원 개인이 주도하기가 어려운 분야다. 여러 명이 속한 조직의 협업 방식은 개인이 제안하기 어렵기 때문이다. 경영진이나 중간관리자 등 상위의 담당자 혹은 팀 단위로 협업을 유도하고 관리해주는 게 중요하다.
그러나 경영진이 협업에 무지하고, 보수적이거나 고지식하다면 협업이 싹트기 힘들다. 제대로 된 협업은 실무 현장에서 찾을 수 있다. 실무자들이 일하면서 필요하다고 생각한 협업 규칙들을 팀과 회사에 제안하는 Bottom-up방식이 가장 건강한 방식인데, 경영진이 보수적이면 말짱 꽝이다.
전문성의 함정에 빠진 경영진은 자신이 가장 전문가라고 생각한다. 이들은 자기가 선택한 방식이 가장 효과적이라고 생각하기 때문에, 회사의 룰에 대적하는 것처럼 보이는 구성원들의 제안에 보수적이다. 사업 초기에는 대개 경영진의 업무방법론이 스탠다드가 된다. 하지만 조직이 커질수록 협업 방식은 달라지고, 실무진의 의견이 더 중요한데 말이다.
‘데이터가 흐르는 조직’에 세간의 관심이 쏠려 있다. 그로스해킹이나 데이터드리븐 등을 이야기 하지만 정작 기본적인 사내 지식&정보 공유도 이루어지지 않는다면 반쪽짜리일 것이다.
레버리지 해보는 건 어떨까?
조금만 곰곰이 생각해봤을 때, 협업으로 가장 득을 보는 건 누구인가? 일하는 나 자신이다. 협업을 통해 불필요한 낭비를 줄이고 내 업무 효율을 높일 수 있다. 이러한 방식을 ‘레버리지(Leverage)’라고 한다. 타인의 노력을 통해 나의 업무 효율을 높이는 것이다.
※ 참고 : 직장에서의 레버리지 전략 (https://brunch.co.kr/@goodgdg/4)
많은 사람들은 자신이 ‘협업을 못한다’고 생각하지 않는다. 위와 같은 개념들이 선택의 영역이라고 생각하기 때문이다. 직장에서 너무나 많이 발생하는 실수 중 하나가 ‘남이 이미 했던 일 또 하는 짓’이다. 기존에 자료가 있음에도 이를 모르고 똑같은 일을 또 하게 된다. 그러고 나서 중간에 ‘기존 자료’가 있었다는 걸 깨달으면 ‘어? 자료 있었네. 잘됐다’라고 말한다. 문제를 문제라고 인식하지 못하는 것이다.
파일 정리하는 게 하찮다고 생각하는 사람들에게 레버리지라는 개념을 추천한다. 이는 단순히 마음가짐의 문제가 아니라 업무 효율을 결정짓는 역량의 문제다. 일하는 방법 자체를 고민하는 사람이 되도록 노력하는 게 더욱 건강한 자세라고 생각한다.
여러 가지 방법들을 적어보았지만 가장 중요한 건 구성원들 모두가 협업의 중요성을 인지하는 것이다. 문제를 문제라고 인식하는 것에서 출발해야 한다.
지금 바로 할 수 있는 것부터 레버리지 해보는 건 어떨까?
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